3種類の会議を知っておいてトクする

こんにちは!ラクです。

今回は会議の種類についてです。

Tokuko (why)
Tokuko (why)
あー…会議は嫌やなぁ
どうしてですか?
Raku
Raku
Tokuko (why)
Tokuko (why)
なんか進行する側としても、うまくいかへん時あるしなぁ…
そうですね。無駄が無いようにと思っても、ついつい長引いてしまうこともありますね。
Raku
Raku

会議の数、会議の種類、会議の目的…

 

会社やチームによって、何が正しいか何が悪いかというのは…

一概には言えないのではないかと思います。

 

ただ・・・

どういったときにどんな会議をして、どんな人と行うべきか

 

それを知っておくだけで…

進行のイメージをまず持つことが出来ます。

Raku
Raku
私が考える主な会議の種類は以下3つです
A)  一方的に伝える会議
B) アイディアを出し合う会議
C) 方向性を決定する会議
Gaaan
Gaaan
え!?これだけでいいん?
ひとつずつ説明しますね
Raku
Raku

一方的に伝える会議

まず…

もし伝える内容がシンプルであれば、もう会議をせずにメールでサッと行ってしまいます

図を使って説明をすることもできますしね。

 

あと、メールで伝えることのメリットは…

Tokuko
Tokuko
何度も読み返せる!いつでも好きな時に読める!
そうですね。逆に招集をかけるときは、「感情的あるいは論理的に理解が難しそうなもの」です。
Raku
Raku
つまり…

緊急招集に近いもの。つまり緊急かつ重要な会社の決定などを伝える際。

メールで伝えるには内容が複雑すぎて、メールだけでは全員の理解を得にくいもの。

同様に、複雑すぎるがゆえにメンバーから似たような質問が色々と出てきそうなもの。

Tokuko (wonder)
Tokuko (wonder)
確かに…こういうのはメールだけだと誤解を招きそうやなぁ…

アイディアを出し合う会議

これは会議を行った方が有効な場合が多いです。

Tokuko (why)
Tokuko (why)
えー…メールやったらあかんの?
いいですが、時間はかかります
Raku
Raku
Tokuko (why)
Tokuko (why)
え?なんで??
アイディアを集める時間、シェアする時間、決定する時間…など。まぁ決定を誰か一人に委ねるなら話は別ですが…
Raku
Raku
Tokuko (why)
Tokuko (why)
うーん…でも、人が多くても、なかなか決めるのが難しくならへん?
そうですね。なので私は以下のような手段を取っています
Raku
Raku

◆メンバーの数は3~4人程度。

メンバーはアイディアが豊富でアクションが早い人。

◆会議の進行は、過去~現在~未来の順番で。

最後のポイントですが…

これは重要です。

つまり、アイディアを募る場合は…

「これまでどうやってきたか」(過去
「今、何を求められているか」(現在
「これから何が出来そうか」(未来

…という流れで話していくと、とてもやりやすいです。

Tokuko
Tokuko
確かにこの方がアイディアは出しやすいな

方向性を決定する会議

これも先ほど同じく、メンバーは厳選します。

 

つまり、その方向性を決定する会議において、

誰がどういった決定権を社内で持つか・・・

 

それをきちんと把握し、その方に出席していただく必要があるからです。

 

根回しが必要になってくるのは、まさにこの手の会議

 

会議前に必要であればあらかじめ打合せした方がいいですね。

例えば、大事な人を呼び忘れて…以下のように…

Gentle old guy
Gentle old guy
ほう、そんな大事な会議にこの私が呼ばれていないとは…

…なんて、後で言われないようにしたいですね(笑)

Gaaan
Gaaan
うーん…やっぱり面倒くさいなぁ…
はは。自分がもし呼ばれなかったときは、まぁ寛大でいたいですね。
Raku
Raku


★らくマネAdvice★
✅ 会議の3パターンを押さえ、どう進行するかをイメージしておく
✅ 会議はエネルギーと時間を多く消耗する。必要性をまず考える。
✅ メンバーは必ず選ぶ。誰でもかれでも呼ばない。

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Tokuko
Tokuko
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Raku
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