どんな会議にすればいいか…をラクに決める方法!

こんにちは!ラクです。

今回は…どんな会議にすればいいか…をラクに決める方法!…という話!

Tokuko (why)
Tokuko (why)
あー…会議は嫌やなぁ
どうしてですか?
Raku
Raku
Tokuko (why)
Tokuko (why)
なんか進行する側としても、うまくいかへん時あるしなぁ…
そうですね。ついつい長引いてしまうこともありますしね…
Raku
Raku

会議の数、会議の種類、会議の目的…会社やチームによって、何が正しいか何が悪いかというのは…一概には言えないですよね。

 

まずは会議の3パターンを押さえよう

 

とても大事なことは・・・進行のイメージをまず持つこと。

つまり・・・「どういったときにどんな会議をして、どんな人と行うべきか」…を押さえておく。

Raku
Raku
私が考える主な会議の種類は以下3つです
A)  一方的に伝える会議
B) アイディアを出し合う会議
C) 方向性を決定する会議

 

Gaaan
Gaaan
え!?これだけでいいん?
ひとつずつ説明しますね
Raku
Raku

 


一方的に伝える会議

 

ただ伝えるだけの会議の場合、そもそも会議自体が不要な時もありあます。例えば伝える内容がシンプルであれば、もう会議をせずにメールでサッと行えます。図を使って説明をすることもできますしね。

Tokuko
Tokuko
まぁメールの方が何度も読み返せるし、いつでも好きな時に読めるしな!
そうですね。逆に招集をかけるときは、「感情的あるいは論理的に理解が難しそうなもの」です。
Raku
Raku

つまり…

緊急招集に近いもの。つまり緊急かつ重要な会社の決定などを伝える際。

メールで伝えるには内容が複雑すぎて、メールだけでは全員の理解を得にくいもの。

同様に、複雑すぎるがゆえにメンバーから似たような質問が色々と出てきそうなもの。

Tokuko (wonder)
Tokuko (wonder)
確かに…こういうのはメールだけだと誤解を招きそうやしなぁ…


アイディアを出し合う会議

 

これは会議を行った方が有効な場合が多いです。

Tokuko (why)
Tokuko (why)
えー…メールやったらあかんの?
いいですが、時間はかかります
Raku
Raku
Tokuko (why)
Tokuko (why)
え?なんで??
アイディアを集める時間、シェアする時間、決定する時間…など。まぁ決定を誰か一人に委ねるなら話は別ですが…
Raku
Raku

Tokuko (Kirari)
Tokuko (Kirari)
うーん…でも、人が多くても、なかなか決めるのが難しくならへん?
そうですね。なので私は以下のような手段を取っています
Raku
Raku

◆メンバーの数は3~4人程度。

メンバーはアイディアが豊富でアクションが早い人。

◆会議の進行は、過去~現在~未来の順番で。

 

アイディアを募る場合のコツですが…

「これまでどうやってきたか」(過去
「今、何を求められているか」(現在
「これから何が出来そうか」(未来

…という流れで話していくと、とてもやりやすいです。

Tokuko
Tokuko
確かにこの方がアイディアは出しやすいな!


方向性を決定する会議

 

これも先ほど同じく、メンバーは厳選します。

つまり、その方向性を決定する会議において、誰がどういった決定権を社内で持つか・・・それをきちんと把握し、その方に出席していただく必要があるからです。

根回しが必要になってくるのは、まさにこの手の会議

会議前に必要であればあらかじめ打合せした方がいいですね。例えば、大事な人を呼び忘れて…以下のように…

Gentle old guy
Gentle old guy
ほう、そんな大事な会議にこの私が呼ばれていないとは…

…なんて、後で言われないようにしたいですね(笑)

Gaaan
Gaaan
うーん…やっぱり面倒くさいなぁ…
はは。自分がもし呼ばれなかったときは、まぁ寛大でいたいですね。
Raku
Raku


★らくマネAdvice★
✅ 会議の3パターンを押さえ、どう進行するかをイメージしておく
✅ 会議はエネルギーと時間を多く消耗する。必要性をまず考える。
✅ メンバーは必ず選ぶ。誰でもかれでも呼ばない!

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Tokuko
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