これで差がつく!「新しいオンライン会議様式」!

こんにちは!ラクです。

今回は… これで差がつく!「新しいオンライン会議様式」! …という話!

 

 

最近の会議・・・こんなこと、多くなってきていませんか?

 

✅ オンラインでの会議が多い

✅ 基本的に会話のみで進む

✅ 出身や国籍関わらず、たくさんの人が同じ会議に参加している

 

Tokuko (Hmm)
Tokuko (Hmm)
うーん。そうやなあ。オンラインはやっぱ増えてきてるな。そしてオンラインやと、今までと違ってカッチリしてるというか…

 

そうですね。さらに地理的な障壁もないので…色んな人がいろんな場所から参加することができるようになってきていますね
Raku
Raku

 

この状況、言い換えるとこんな感じでは無いですか…?

 

✅ 時間になれば始まり、時間になれば終わる

✅ 何を言っているのか、分かるようで分からない

✅ 参加者の背景や価値観がバラバラ

 

ひとつずつ見ていきましょう!

 

時間になれば始まり、時間になれば終わる

 

これは当たり前のようなのですが・・・

 

「実際に顔を合わせて行う会議」であれば、例えば会議が始まる前の雰囲気作りだったり、司会進行役の人間はなるべく参加者と日常会話をして緊張をほぐすなど・・・

「始まる前」に既に始まっていました。

 

また・・・

「会議が終わった後」の会話も大事で、例えば仲の良い顧客だったりすると、「まぁさっきの会議はあんな感じだったけど、実は・・・」みたいなことを、帰りのエレベーターの中でボソッとつぶやいてくれたり。

「終わった後もまだ終わっていなかった」んですね。

 

しかし、オンラインでの会議では、こういった会議の「前」や「後」がありません。

オンライン会議は、時間になれば始まって、時間が来れば終わるからです。

 

 

何を言っているのか、分かるようで分からない

 

オンラインと直接会って話す会議との決定的な違い・・・は、

やはり「相手の表情が見えないこと」。

 

日本人同士でも時々「会話」だけだと分かりづらいことがあります。

ましてや、ノンネイティブ同士で英語で会議をする場合、相手のしぐさや表情など、「会話以外の表現」が大事になってきます。

 

しかしオンラインでの会議ではそれができない・・・

つまり、言葉以外でのコミュニケーションがどうしても不足しがち

 

厳密に言えばカメラをオンにすればそれができるのですが、今のところそこまで活用されていないかなーという感じがしますね。

Tokuko (shock)
Tokuko (shock)
は、は、は、ハロー。な・・・ナイス とうー・・・
トクコさんは顔が見えなくて逆に良かったかもですね💦
Raku
Raku

 

 

参加者の背景や価値観がバラバラ

 

これは良い悪いの話では無いのですが、

オンラインで、国内のみならず世界中の人を一気に繋ぐことが可能になったため、

各々が持つ文化的背景や、ビジネスの経験もバラバラ。

 

今までは、それなりに自分と同じ知識・経験を持つ人の会議も多かったと思います。

つまり、ある意味「ツーカー」で、多少説明が下手でも伝わってたんですよね。

 

しかし・・・これだけ参加者が多種多様になり、国籍までまたぎ、各々の知識・経験も異なった人が参加してくるとなると・・・

日本語でも英語でも、仮に単語が分かっても、「そのニュアンスが分からない」ということも。

 

もちろん人によって違うのですが、やっぱり「各国・各地域ごとの特色」は存在します。

 

 

どうすればいいか?

 

会議をするときに大切な3点について、お話ししたいと思います。

 

これができるだけで、全然違います。

 

…ズバリ!

1.下準備をする!
2.画面シェアする!
3.結論を先に言う!

…です!

一つずつ見ていきましょう!

 

カンタンな下準備をしておこう!

 

オンラインになれば・・・会議の「前」も「後ろ」もないため、今まで以上に時間にセンシティブになってきます。

 

また、自分の発言の時間も限られてきます。

つまり、今まで以上に下準備が必要になってきた・・・ということ。

今後は、少なくとも会議の前日には以下3つをメモしてみましょう!

 

◆ 自分が今回達成したい目標は何か?
◆ 今回の会議の前に、根回しをしておく必要があるとすれば誰か?
◆ 自分の内容を短く伝えるとすれば、どう話せばいいか?

 

これだけの下準備だけでも、効果が随分変わってきます。

特に3点目・・・つまり、どうすれば「短く伝えられるか」ですが、これについてはかなり大事ですので、「結論を先に言う」という項目で後述しますね。

 

以下でも色々なコツをまとめてありますので、ぜひご覧ください!

》ラクに「会議を支配する」方法を知ってトクする!

 

画面をシェアする!

 

これは・・・人によってはちょっと勇気のいることかも知れませんが…(笑)

リーダーやマネージャーとして、会議を主導する必要があるのであれば、

自分の画面をシェアして話し合いを進めるのは非常に有効な手段

 

言うなれば・・・

 

オンライン会議において、「画面シェア」は「黒板シェア」。

 

Gaaan
Gaaan
えぇ!??そ、そうなん??
特に音声だけになりがちなオンライン会議において、視覚的に訴えることの出来る「画面シェア」は超有効です
Raku
Raku

 

言葉以外でのコミュニケーションが不足している中で、顔を見せることなく、視覚的に訴えることができる・・・

つまり、自分の画面を見せることで、自分の話したい議題について、一気に参加者全員の意識をそちらに向けることができます。

これを使わない手はありません・・・!

 

オンラインでの効果的な画面の見せ方については、以下でまとめてありますので、ご覧ください!

》在宅勤務でトクする!「オンライン・ホワイトボード」!

 

結論を先に言う!

 

参加者の背景や知識・経験がバラバラな環境において・・・

かつ、時間が制限されているという中で・・・

 

大事なのは、いかに相手に伝わりやすく伝えるか・・・ということ。

 

ここは日本語と英語の決定的な差があります。

(例え日本語で会議を行う場合でも、今からお話しすることは有効です)

 

まず、普段日本語で話す順番は…

①大阪ではたこ焼きやお好み焼きなどが食べられる。
②大阪にはこういったおいしい食べ物が数々存在する。
③だから大阪は人気がある。

…という順番で話すことが多いですよね。

 

しかし英語では…

 

<結論>⇒<理由>⇒<具体例>等という順番で話すのが一般的です。

 

つまり…

①大阪は人気がある(結論
なぜなら大阪にはおいしい食べ物が数々存在するから(理由
例えばそれはおいしいたこ焼きやお好み焼きなどである(具体例

 

…という具合に。

 

Tokuko
Tokuko
確かにこの方が、「この人がまずどういった意見を伝えたいのか」が伝わってきて、分かりやすいな
そうですね。オンライン会議では、まず第一声が大事になってきます。まず「私はこう思う」と言ったうえで、その後理由や具体例を述べるのは、効果的な手段ですね
Raku
Raku

 

 

再度まとめますと・・・

1.下準備をする!
2.画面シェアする!
3.結論を先に言う!

 

・・・です!

 

Tokuko (Kirari)
Tokuko (Kirari)
まさに…新しい生活様式ならぬ、新しいオンライン会議様式…やね

 

そう‘ですね。慣れるのに時間はかかるかもしれませんが、やれるところからやっていきたいですね。
Raku
Raku

 


今回の話はここまでです!

Tokuko
Tokuko
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