これからの予定を見える化する方法【トクコの管理職日記】

こんにちは!トクコです。

Tokuko
Tokuko
今回は、ガントチャートについて勉強したで~

 

こんなマネージャーにおススメ!
これからの予定を見える化して、「ラク!」って思いたい人

 

あ、そうなんですね!トクコさんの印象は…?
Raku
Raku

 

Tokuko (Kirari)
Tokuko (Kirari)
あたしは・・これは普段から使えると思う!

 

やることがたくさんあり過ぎて・・・

何から手を付けたらいいか分からないってこと、ありますよね。

 

特に、「中長期的にしないといけないこと」ほど、

ついつい、普段の仕事に埋もれて優先順位を下げがち。

そして・・・時々忘れてしまうことすら・・・

 

そんなときに役立つのが、

このガントチャート!

 

ガントチャートとは、どういったものなのでしょうか?

次でご紹介!

 

ガントチャートとは?

まずざっくりとしたイメージとしては、こんな感じです。

バイトのシフト表などとちょっと似てるかもしれません。

 

Tokuko (Kirari)
Tokuko (Kirari)
あたしの思う3つのメリットは、これ!
3つのメリット

●誰が・いつ・何をするか…が、すぐに分かる

●将来の視点から、今日やるべきことが分かる

●自分だけではなく、他の人にも見てもらうため、チェック機能もある

 

一番大きなメリットは…やっぱり…

誰が・いつ・何をするか・・・が一発で分かる!

全体の進捗状況を視覚的に把握するためにオススメです。

 

特に…在宅勤務であれば、

各担当者が何をいつまでに行うべきか…というのは、

なかなか管理者側としては進捗を把握しづらいですよね。

 

また・・・

このガントチャートがあれば、

今日、何をするべきか

 

…ということについて、

将来の視点から見ることが出来ます。

 

【例】

上述のガントチャートにあるように、12/9には顧客満足度調査が控えています。そうすると、「今日のうちに顧客への事前アプローチ方法などを考えておいたほうがいいな…」…などと、考えることができますね。

 

本来であればプロジェクトのときに良く使われるチャートですが、

私はこのチャートを普段からも使用しています。

 

あまりにもやるべきことがどんどん増えてくると、

どうしても「今、目の前にある仕事」を優先しがち。

 

でもこのガントチャートがあれば、

中長期的な観点から今日やるべきことが見える。

つまり

優先順位がキチンと立てられます。

Raku
Raku
物忘れの多い人にも・・・オススメです・・・
ま・・まぁ、管理職になるとチーム全体の仕事全部覚えてるのって、絶対無理やしな・・
Gaaan
Gaaan

 

ちなみに「グロービス学び放題」では、

他部門を交えて作ったガントチャートを紹介しています。

 

つまり、

自分の部署だけではなく、他の部署も交えて何かを成し遂げたいとき、

どのようにしてガントチャートを作るべきか…

実際の例を用いて説明してくれています。

 

私は自分の部署の分でしか作ったことが無かったので、

とても勉強になりました。

 

また、サンプルのガントチャートも紹介してあるので、

参考になります!

 

Tokuko
Tokuko
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トクコの実務アドバイス

一見パーフェクトに見えるガントチャートですが、

実際の仕事で使う場合には、以下のようなことが起こり得ます…

 

■ ガントチャートを作っても、見なくなってしまう

■ 複雑なものを作り過ぎて、修正しづらくなる

■ 時間軸がおおざっぱすぎて、活用しづらい

 

 

Tokuko
Tokuko
…ということで、あたしのオススメポイントは…こちら!

 

おススメの方法!

》必ず、見直す機会を作る(1日単位のチャートなら、最低週に1回!)

》最初はなるべく簡易的に。修正しながら進めていくつもりで。

》時間軸は、チーム全体の仕事の性質を考えて!

 

特に大切なのは、

必ずチームと一緒にこのチャートを定期的に見ること

 

ただただチャートを作ったままで、その後何もしないままでいると、

絶対にみんな忘れてしまいます。

 

なので、

チームミーティングなどを定期的に行い、

進捗状況について話し合い、調整することが大事。

 

このガントチャートを使えば、

「他の人の進捗状況」を知ることもできるので、

チーム全体としての状態を把握できるのみならず、

監視」の役割を果たしてくれます。

 

 

Tokuko
Tokuko
今は特に在宅勤務ででチーム管理しないといけない人も多いやろうから…このチャートは心強いで!
このチャートを画面シェアで見せながら、会議をすると効率が良いですよ!
Raku
Raku

 

少しだけYouTubeで紹介していましたので、どうぞ!

 

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今回はここまでです!

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