長期にわたって業務改善しない部下について

こんにちは!ラクです。

今回は、どうやっても仕事が改善しない部下についてです。

 

今回お話しするのは…

数時間あるいは数日、指導をすれば何とかなるという方ではありません。

 

数カ月あるいは数年かかっても・・・

仕事能力(パフォーマンス)の改善が著しく困難な方についてです。

 

Gaaan
Gaaan
な、なんや今回は暗いテーマやなぁ

 

トクコさんが盛り上げてください(笑)
Raku
Raku

 

会社によって対応は様々かと思いますが・・・

私はそういった方に対して、少なくとも毎月1度、話し合う機会を設けています。

 

話し合う内容は主に以下の通りです:

1.これまでの事実の確認
2.ご本人のご意見
3.問題点と改善計画

 

定期的に行うのは結構大変です。

でもそれにはちゃんと理由があります。

順を追ってお話ししますね。

 

1. これまでの事実の確認

これは記録に残しておく必要があります。

簡単でいいので、時系列に残しておきます。

例えば以下のように

1月10日:A社から対応が遅いとクレームを受ける
1月23日:B者からも同様のクレームを受ける
2月  5日:クレームが他の部署からも入る
2月  6日:未処理案件が大量にあったことが発覚する。優先順位を決める。
2月12日:新規案件については、課内の他の人に振り始める
2月20日:担当顧客数を5割減らす
3月  5日  : 未処理案件の処理が終わる
3月  6日  : 新規案件を再開し始める

 

もちろんご本人にとってどういう改善が見られたか…

それを可視化するという目的があります。

 

後になって見直したときに…

「このとき仕事減らしてあげたな」

「このとき仕事量を大体元通りにしたな」

…ということが良く分かります。

 

しかしそれ以上に…

「会社として、その人の業務改善についてどういった対応を取ったか」

…ということについて、後々証拠として必要になる可能性があります。

 

証拠として必要になる理由
●将来的に従業員の方が「上司による不当な扱いがあった」などと法的手段に訴えてくる可能性
労働基準管理署(労基署)の調査があった場合にしっかりと対応する準備を整えておくため

記録保持は絶対にしましょう。

Tokuko
Tokuko
な、なんでやね~ん!
そんな無理に明るくしなくても(汗)
Raku
Raku

2. ご本人の意見をうかがう

これはとても大事です。

 

こちらの一方的な思い込みで…

「あなたは仕事ができません!」などと決め付けてしまうと…

それは本当に誤解の元です。

 

例えば「対応が遅い」というクレームがあったとしても…

顧客のクレームの内容が「他の同業他社はやってくれるのに」というものだったんです。
Nice man
Nice man

…などという背景があることもあります。

これだと、クレームの原因は本人の能力の問題ではなく…

自社が提供しているサービスに問題があるのかも知れません…

 

他にも例えば…

◆ご本人の体調が優れない日々が続いていた
◆ご家族に不運があった
◆パソコンの不具合ですぐに顧客対応できなかったとか…

…など…

たとえ言い訳のように聞こえたとしても、まずは聞いてあげることが大事。

 

逆にちゃんと聞かないで変に決め付けると、

後々にこちらがマネージャーの資質を問われます。

そうすると、不利益を被るのはこちらです。

 

3. 問題点と改善計画

著しく仕事能力が低い理由…は、大体以下の3つに分類できます。

単純な知識・経験不足
先天的能力によるもの
性格や本人の無駄なこだわり

 

時間をかけさえすれば改善が可能なのは…

単純な知識・経験不足です。

 

ただし…先天的能力が原因の場合

大事なことは変に本人を追い詰めないことです。

本人が意識しても治せないんです。

 

そういった資質は生まれ持ったもので…

それを「悪い」と決めつける…

それは絶対ダメです。

そして

意外と先天的な性質が理由に寄る場合が珍しくありません。

 

実は数カ月あるいは数年かかっても、仕事能力の改善が著しく困難な場合とは…

そういったケースが多いです。

 

その場合はもう、上司や人事に相談してみてください。

外部カウンセラーもいいと思います。

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他部署への異動を勧めるなども検討した方がいいですね。

例えば、人付き合いが苦手でも、

経理関係ならうまく行く…等というケースがあります。

 

あくまで事実に基づいて…

あくまで本人の話を聞きながら…

あくまで「本人のためになる」ことをやんわり伝えながら…

話をするといいかなと思います。

最後に…

言い方が厳しくなりますが、

もし、どうしても成長に期待が持てない場合には、

あまり時間やコストをかけないことも同時に意識した方がいいです。

マネージャーの仕事は、チームを使って実績を上げることなので…

あなた自身の仕事のことを考えると、時間も長々とはかけられません。

 

事実と記録、そして本人のためであることを伝えながら、

どういう方法が一番いいのか、人事も交えて話をしましょう。

ご本人が辞める意思を固めた方が、ご本人のためになることもあります。

(またこの辺りは別のブログで…)

 

今回のまとめ!

★らくマネAdvice★
✅ まず必ず事実を常に記録するようにする
✅ 本人との話し合いの機会を設ける
✅ 成長に期待が持てない場合は、時間やコストはかけすぎない
Tokuko (shock)
Tokuko (shock)
な、なんか今回、出番無かったっていうか…出るに出られへんかった
トクコさんが最初に言っていたように、やっぱり暗い話になってしまいましたね(涙)
Raku
Raku
Raku
Raku
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