超強力!議事録は武器!戦略的な使い方とフォーマット!

こんにちは!ラクです。

今回は…超強力!議事録は武器!戦略的な使い方とフォーマット!…という話!

 

Tokuko
Tokuko
お?ええやん!なんか便利なカンジ??

 

議事録は・・・ただの「メモ」にすると、もったいないです!
Raku
Raku

 

そう…議事録はただのメモではない…

それは使いようによってはめちゃくちゃ強力な武器に…!

 

あるあるなケース

 

まずはよくあるケースについて、一旦見てみましょう!

 

自社で顧客の一部業務を引き受けることになった。

一応マニュアルはあるものの、かなり分かりづらい。

そこで電話会議を持つことになり、色々話を聞いた…が、議事録は付けず。

しかし半年後、「なぜこの業務ができていなかったのか?引継ぎはしたはず!」というような事態に。

議事録がちゃんとあればミスが防げたか、あるいは反論できたか…

 

 

Tokuko (shock)
Tokuko (shock)
う、うーん・・まぁ各自でメモを取ってるんやろうけど・・・

 

あ、まさにそうですね。各自のメモはあっても、それが参加者全員に当時共有されていなかったんです…
Raku
Raku

 

議事録であれマニュアルであれ・・・

過去の話し合いや合意内容が記された書類は、とても強力

 

将来的に何か問題が起こった場合に、

過去にどういう経緯があってどういう合意に至ったのか。

また、どういう参加者がいたのか…そういうところが「過去の書類」で確認され、

しかもその書類は迂闊に編集したりすることのできないものだからです。

 

そうすると、過去に書類を作成した方は「現在」にて強い発言ができるようになり、

逆にしていない方は、今いくら良い主張をしたところで…

 

「いや、だって、あの時この形で合意したでしょ!?」

…って反論され、相手が作った議事録を見せられると、なかなか反論しづらいからです…

 

Tokuko (Kirari)
Tokuko (Kirari)
ここで「だって大事なのは過去よりも、今でしょ!」って言ったらあかんのかな…
私だったら、「大事なのは…議事録作っておくべきだった過去でしょ」って言い返すかも…(汗)
Raku
Raku

 

まぁ…過ぎた時間は元に戻せませんので…

せめて今後同じような結論になってしまわないようにしたいところですね。

 

議事録の戦略的な使い方!

 

議事録について…内容以前に大事なのは、こちら!

 

戦略的な議事録の使い方

●必ず自分(あるいは自分のチームの誰か)が議事録を付けること!

●議事録は、「自分たちの記録用」とするのではなく、必ず関係者に送ること!

●関係者に送った後で、必ずそのメールは保管しておくこと!

 

Gaaan
Gaaan
えー・・・こっちが議事録付けるん?めんどくさくない??
そこが実は将来的に大きく影響してきます!
Raku
Raku

 

こちらが自発的に議事録を付け、送り、保管することのメリットは…

 

◆会議内容について、ある程度「自分たちに有利な」コメントを残せる

◆関係者に送ることで「全員知っているはず」という状態に強制的に持って行くことが出来る

◆こちらで保管することで、いつでも引き出せるようにすることができる

 

つまり、将来的に・・・

 

「あのとき、こういう(自社が有利な)合意をしましたよね?

だってちゃんと議事録送りましたよね?(=知らないはずないでしょ)」

 

…と、関係者に言うことができる…

しかも相手は反論しづらい…(笑)

 

Tokuko (shock)
Tokuko (shock)
怖い!!

 

…ですよね(笑) 議事録ってそんなに真面目に読まれないことがある割には、時間差で効力がでてくることがります。要注意ですね。
Raku
Raku

 

どういう議事録を作るのが良いか?

 

そもそも「議事録」って聞いてしまうと、ついついどうも固いイメージを持ってしまい、テンプレートに沿って入れないといけないような気になってしまいますが…

そんなことはありません。

 

むしろテンプレートにこだわりすぎて、

本当に入れるべき内容が入っていない方が困ると思います。

 

ポイントとしては以下3つだけ!

 

議事録の3つのポイント
◆会議の日時・参加者・議題など(=事実)

そもそもその会議が行われることになったことの背景と懸念(=過去

◆会議決定に基づき、誰が・どのように・何を・いつまでにするかを記す(=将来

 

これだけでOK!

Tokuko (Kirari)
Tokuko (Kirari)
うん。確かに…形式こだわりすぎて議事録を残さない方が怖いな…

 

もちろん会議で話されていないことを残すことはできませんので…会議に臨む前に、予めこの議事録をイメージしておけるといいですね
Raku
Raku

 

議事録を付けることはちょっと確かに面倒なのですが…

それは本当に将来的に効果を発揮しますので、

ぜひ今からでも、積極的にやってみてくださいね!

 


今回はここまでです!

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