メールのやり取りを減らしてトクする!

こんにちは!ラクです。

メールのやり取りを減らしてトクする!です。

 

一度トクコさんと、その部下のマナコさんに

「あるあるな状況」を、実演してもらいましょう!

あるあるな状況

Tokuko
Tokuko
あ、なぁなぁ、明日到着する例の商品やねんけど、予定通りの数量が来るか確認してくれる?
あ、例の新しい商品ですね?
Manako
Manako
Tokuko
Tokuko
あ、いや、そっちじゃなくてもうすぐ在庫切れになりそうな婦人用カバンの方
あー、あの九州の倉庫に入れるやつですね?
Manako
Manako
Tokuko
Tokuko
あ、いや、そっちも足りないんやけど、今話してるのは兵庫の仕入れ先に直接入れるやつ・・・
・・・それってどの分でしたっけ・・・
Manako
Manako

 

これだけで・・・

 

もう三回のやり取りが発生しています!

 

しかも全然話が進んでいない!

 

これがもし、現実の仕事のメールのやり取りで、

もっと話す内容が多い事柄だったらどうでしょうか・・・

 

なかなかお互いに仕事が進まないですよね・・・

 

 

意識するべきは、相手の「先」を読むこと

 

じゃあどうすればいいか。

相手とコミュニケーションする際には・・・

 

まず、

「この情報があれば、相手が動きやすい!」

 

・・・そんな情報になるべく早い段階で気づいて、

こちらから提供することを心がけること。

 

Tokuko (why)
Tokuko (why)
うーん・・・でもそれって難しくない?
大丈夫です!おススメの3つの流れをご紹介!
Raku
Raku

 

おススメの3つの流れ

①自分と相手の共通のゴールは何か。

②共通のゴールを見据え、相手に動いてもらうために必要な情報は何か。

③足りないものを補足していくためには、どういう段階的なアプローチが必要か。

 

特に①が大事!

 

相手が分かりやすいように伝えるには、

相手のゴールをまずこちらが想像すること。

 

そのためには

 

相手がどういう知識や経験を持っていて、

何をどういう風に伝えればいいか・・・

まずそういったところをイメージする。

 

例えば「あ、この話はまだ相手には分かりづらいかなー」と思えば、

簡単な図や絵を作ってあげるとかでもいいと思います。

 

 

たまー・・・に、

「なんで自分の言うことを相手は分かってくれないんだ!」と。

勝手にイライラする人がいますが・・・

 

それは相手が分かってくれていないのではなく、

自分が相手のことを分かっていないかも・・・

 

仕事を早く終わらせるためには・・・

自分が相手にどういった情報を提供できるかが大切。

 

まるでその情報があるだけで、

お互にバーッと空が晴れていくような。

 

それを「おすすめの3つの流れ」から考える!

 

具体例

 

先ほどのトクコさんとマナコさんのやり取りを

おススメの3つの流れを使って考え直してみましょう。

 

①自分と相手の共通のゴールは何か。
⇒ ある商品について、予定通りの数量が来るか確認したい
②共通のゴールを見据え、相手に動いてもらうために必要な情報は何か。
⇒ 商品が特定できればよい
③足りないものを補足していくためには、どういう段階的なアプローチが必要か。
⇒ 商品を特定するために、商品番号があれば分かりやすい

 

これを踏まえ・・・

もう一度、トクコさんとマナコさんにやってもらいましょう!

Tokuko
Tokuko
あ、明日到着する例の商品やねんけど、予定通りの数量が来るか確認してくれる?商品番号は「ABC123456」!
商品番号「ABC123456」の分ですね。分かりました。探してみます。
Manako
Manako

 

こうすると、やり取りが1回で済みますね。

 

逆に言えば、

今回のやり取りについては

商品番号以外の情報が無くてもいいくらい・・・

 

このように素早くコミュニケーションができることは、

すばやく仕事を終えることに繋がります。

 

まずは相手の視点から見ることを是非心がけていきましょう!

 


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Tokuko
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