こんにちは！ラクです。
メールのやり取りを減らしてトクする！です。
一度トクコさんと、その部下のマナコさんに
「あるあるな状況」を、実演してもらいましょう！
あるあるな状況
これだけで・・・
もう三回のやり取りが発生しています！
しかも全然話が進んでいない！
これがもし、現実の仕事のメールのやり取りで、
もっと話す内容が多い事柄だったらどうでしょうか・・・
なかなかお互いに仕事が進まないですよね・・・
意識するべきは、相手の「先」を読むこと
じゃあどうすればいいか。
相手とコミュニケーションする際には・・・
まず、
「この情報があれば、相手が動きやすい！」
・・・そんな情報になるべく早い段階で気づいて、
こちらから提供することを心がけること。
①自分と相手の共通のゴールは何か。
②共通のゴールを見据え、相手に動いてもらうために必要な情報は何か。
③足りないものを補足していくためには、どういう段階的なアプローチが必要か。
特に①が大事！
相手が分かりやすいように伝えるには、
相手のゴールをまずこちらが想像すること。
そのためには
相手がどういう知識や経験を持っていて、
何をどういう風に伝えればいいか・・・
まずそういったところをイメージする。
例えば「あ、この話はまだ相手には分かりづらいかなー」と思えば、
簡単な図や絵を作ってあげるとかでもいいと思います。
たまー・・・に、
「なんで自分の言うことを相手は分かってくれないんだ！」と。
勝手にイライラする人がいますが・・・
それは相手が分かってくれていないのではなく、
自分が相手のことを分かっていないかも・・・
仕事を早く終わらせるためには・・・
自分が相手にどういった情報を提供できるかが大切。
まるでその情報があるだけで、
お互にバーッと空が晴れていくような。
それを「おすすめの３つの流れ」から考える！
具体例
先ほどのトクコさんとマナコさんのやり取りを
おススメの３つの流れを使って考え直してみましょう。
⇒ ある商品について、予定通りの数量が来るか確認したい
⇒ 商品が特定できればよい
⇒ 商品を特定するために、商品番号があれば分かりやすい
これを踏まえ・・・
もう一度、トクコさんとマナコさんにやってもらいましょう！
こうすると、やり取りが１回で済みますね。
逆に言えば、
今回のやり取りについては
商品番号以外の情報が無くてもいいくらい・・・
このように素早くコミュニケーションができることは、
すばやく仕事を終えることに繋がります。
まずは相手の視点から見ることを是非心がけていきましょう！
今回の話はここまでです！他の記事もぜひご覧ください！
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