「テレワークでサボってるんじゃ…」…という上司の悩みを解決!

こんにちは!ラクです。

今回は…テレワークでサボっているのかどうか不安な部下…が居る場合に有効な方法です!

 

Gaaan
Gaaan
いるんよなぁ・・・うまいこと残業したり、サボったりする輩が・・・

 

特にテレワークだと、部下の方の状況がちゃんと見えなくなっちゃいますよね…
Raku
Raku

 

「いつも何してるの??」

特にテレワーク(リモートワーク)が最近増えてきているので、

上司の立場からは、部下がちゃんと毎日仕事しているのかが分かりづらい…

 

だからこそ、余計に不安や疑問に思うことが増えてきている気がします。

 

そしてさらに気になるのが・・・

テレワークに限らず、やっぱり特に残業の多い部下

 

もちろん職種によっては、残業をしないと全然終わらなかったり…

顧客からいきなり急ぎの要求があったりもしますが…

 

慢性的に残業の多い人がいるのも事実。

 

「いつも何やってるの??」

「いつもなんでそんな遅いの??」

…って思ってしまう…

 

Tokuko (shock)
Tokuko (shock)
ある!これはあるで!

 

大体そういうことする人って、毎回決まってくるんですよね…
Raku
Raku
 

 

どうすればいいか?

部下が毎日ちゃんと仕事をしているのかどうか…とか、

残業をしないように気を付けているのかどうかと…とか、

そういうことを心配するようであれば、

キチンと可視化すること。

 

何を可視化するべきかと言うと…

 

  • 今日何をやるのか
  • 誰がやるのか
  • どのようにやるのか
  • いつまでに終わらせるのか
  • 現在の進捗状況はどうか
  • 今の問題点は何か?
  • それを解決するためには誰に聞くか?

 

…といったようなこと。

 

でも…

意外とこのような確認をちゃんとやっているという事例は少ない・・・

 

その背景としては…マネージャーにとっても面倒だし…

何より部下にこれ以上余計な仕事をさせたくない

・・・って思う方、案外多いんですよね。

 

でも、それ、逆なんです!

ちゃんと可視化されていないから、何を、誰が、どうやって、いつまでに終わらせるかが見えない。

だから部下が何をやっているか、どこまで出来ているかも分からないし、

結果として残業が増えてしまう…

 

Tokuko (shock)
Tokuko (shock)
うっ!グサグサ!

 

心にナイフが刺さりましたね・・・
Raku
Raku

 

タスクリストの作り方!

そういったお悩みを解消するのが…

タスクリスト!

こんな感じのリストです。

 

Tokuko (why)
Tokuko (why)
うーん…でもやっぱりタスクリストを作るのってめんどくさくない?

 

大丈夫です。一瞬でキレイなタスクリストが作れますよ
Raku
Raku

 

それは・・・EXCELの新規作成で、テンプレートを選ぶだけ!

これって意外と使われてない!

そして皆さんタスクリストを作っている人であっても、自己流で作ってしまっている。

もちろんそれでもいいのですが…

少しでも負担を減らすため、既にあるもの使いましょうー!(笑)

 

方法はとっても簡単で・・・

Excelを開いて、新規作成を開くと、必ず以下のように「テンプレート」といったような箇所があるはずです。

そこで例えば、「プロジェクト」などを開いていただくと、すぐに「To Do List」のようなものが見つかります。

私の持っているExcelは結構古くて2010年バージョンなのですが・・・

最新のExcelであれば、もっとたくさんのテンプレートが取れます。

 

 

おススメの使い方

タスクリストをただ作るだけはダメ…で、

大事なのはその運用方法にあります。

 

ここでは2つ、ご紹介します!

 

その①
部下と話すときは、必ずこのタスクリストを見ながら話すこと。

 

チームで会議するときも、1対1で会議するときも。

・・・何か問題があって、それに関して話すときも。

 

必ずタスクリストを見ながら話すようにする。

リストに入っていないようなら、「その仕事、タスクリストに入ってないけど?」・・・って、部下に伝える。

会議中でも、「その仕事って…リストのどの分?」…といった具合に。

 

それを徹底するコトさえできれば…

部下はちゃんとタスクリストを埋めてくるようになります。

 

その結果、仕事は可視化され、チーム内での仕事の分配なども可能になり、

残業は間違いなく減ります。

 

その②
タスクリストを用いて、朝夕の2回、チームミーティングを行う

 

そのときにもこのタスクリストを見ながら話し合いをします。

朝にやることで、「あ、この人は今日こういうことをやるんだな」ということが分かり、

終業前にやることで、「今日この人はここまでやったんだな」ということが分かります。

上司のみならずチーム全体にもシェアされれば、なお良いです!

 

Tokuko (Kirari)
Tokuko (Kirari)
うーん・・・シンプル!でもこれは強力な感じがするな!サボってても分かるやろうし(笑)

 

はい、そうですね。結局使い勝手のいいツールを作ることに時間をかけるのでなく、その「使い方」を徹底する方が、環境は変えやすいですね
Raku
Raku

 

タスクリストとリモートワーク

特にリモートワークが増えてきている最近では・・・

部下がちゃんと仕事をしているのか定期的に報告させたり、

それこそ相手が「オンライン状態」 にずっとなっているか確認したり。

部下に会社用スマホを持たせて位置情報を確認したり。

 

ちょっと「監視」っぽい形で部下の業務を見ようとされている方もいらっしゃいますね。

もちろん業態によっては、そういったことは必要だったりするのかもしれません。

しかし世の中的には・・・「労働力」自体が不足してきているのも事実。

それは決して「能力の高い人たちが減ってきている」わけではなくて、

それぞれが持つ環境が大きく異なることが起きてきているのが現代です。

 

それこそシングルマザーの方だったり、病気のご両親をお持ちでいらっしゃったり、

共働きだから子供の送り迎えをしないといけなかったり・・・

なので、

「多種多様な働き方」を受け入れなければ、

会社として労働力を確保しにくいのもまた事実。

 

タスクリストにあることをこなし、それを期日までに仕上げることが出来ていれば、

マネージャ―としてはそれ以上に踏み込まない・・・

 

「働いているかどうか」よりも、

「日々の成果をちゃんと上げているか」

 

・・・自分の物差しを、そんな風に変えないとな…と思っている、今日この頃です!

 

 


 

今回はここまでです!

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