「パッとしない会議進行だなぁ…」を改善する3つのコツ

こんにちは!ラクです。

「あの人、会議するのヘタなんだよなぁ…」

…って、自分が思うこともあるし…

何より自分もそう思われれていないか、時々心配になりませんか?

Tokuko (why)
Tokuko (why)
あー…これはあるなぁ
ちゃんとリードできてるのかなとか、効率よくできてるのかなとか思いますよね…
Raku
Raku

あまりにガチガチに形式ばった会議になっても、

参加者の意見を促すことにはなりません。

一方で、あまりにユルユルな環境でやったとしても、

なぁなぁな感じで会議が終わってしまい、会議の目的を見失ってしまいます。

今回は、「これだけは最低押さえておきたい」というところを中心

お話していきたいと思いまっす!

 

実際にあったケース

ケーススタディ
顧客から入った商品クレームについて、社内の関係各所から集まって会議した。しかしみんな言いたい放題になって、収拾がつかなくなった…

 

Gaaan
Gaaan
こういうのもあるなぁ…逆に誰も意見出さへんとかいうパターンもあるしなぁ…
自分が会議を主催する場合は、どちらの場合もコントロールが難しいですよね
Raku
Raku

少なくとも2人以上の人がわざわざ時間を合わせて、

時間をある程度確保した上で行う…それが会議です。

意見が出過ぎても、意見が出なさ過ぎても、会議にならない

ただ、あまり難しく考えるよりも、

「結局は人間同士の会話」

それを押さえておくことが何より大事だったりします。

会議がヘタな人の共通点

会議がヘタだなぁと思われる人たちには、いくつか共通点があります。

 

まず、①会議を仕切ることを、あまりしない人

ただその会議を開くだけで、なんとなく流れに任せてしまうパターンです。

なんのための会議だっけ」とか、

この会議、どう終わればいいんだろ」とか、

内心みんな不安に感じながら会議に参加することになります。

まず、②会議の中身をまとめていくのがヘタな人

会議の参加者が発言をしていく中で、発言だけがバンバン飛び交い、

そういえばなんでこんな話になったんだっけ」とか、

いや、さっきそれ私言ったよね?」とか、

会議の流れや話した内容自体が空中分解していくこともあります。

最後に、③会議という形にとらわれ過ぎな人

上の ①と②を意識しすぎて、逆にマジメでガチガチな雰囲気になり過ぎてしまうパターン。

あれ?もしかしてこの会議もう結論決まってる?」とか、

なんか急かされている感じがするなぁ」とか、

会議のあるべき姿を意識してしまうがあまり、自由な発言が損なわれるケースですね。

どうすればいいか?

もう一度ケーススタディを見てみましょう。

ケーススタディ
顧客から入った商品クレームについて、社内の関係各所から集まって会議した。しかしみんな言いたい放題になって、収拾がつかなくなった…

 

Tokuko (why)
Tokuko (why)
うーん…これまでの話をまとめてくと…会議を仕切って、話の内容をまとめつつ…
そうですね。さらにみんなが発言できる環境を作れることが理想ですね
Raku
Raku

そこで、大事なポイント3つ!

!ここがポイント
① 会議の目的からブレないように
② みんなが見えるメモを取る
③ ある程度、雑でいい

 

例えば冒頭で、以下のように言ってみることです。

オススメ:「今回の会議の目的はxxxです。皆さんの発言をなるべくこのExcelにまとめていきますね。皆さんに内容見えるようにしておきます。」

 

オンラインの会議なら自分のパソコンでExcelに意見をその都度書き残していく。

パソコンを使わない会議ならホワイトボードでも白紙でも何でもいいので、意見をその都度書き残す。

大事なのは、「みんなが見える状態」にしておくことです。

これだけで会議がすごくまとまってきますし、

何ならその内容をみんなで見ながら、誰かが勝手にまとめ始めてくれたりします。

でも、ほとんどの人がコレをやってないんですよね。

かなりもったいないことです…

「会議は、人間同士の会話の延長上に在るもの」です。

人間的な感情を踏まえると、「記録」というだけで3つのハッピーな状態が生まれます!

① 自分の発言が、記録として残ってるとハッピー
② 他の人の言ったことを聞き逃すこともあるから、記録があるとハッピー
③ なんとなく会議の達成感があるから、記録があるとハッピー

 

最後に…

会議の効率がどうとか、トヨ〇の会議は30分とか、

もっともらしいことがまとめられてはいます。

しかし、そもそもそこに集まる人間自体だったり、

会社の雰囲気だったり、達成しないといけない目標だったり…

100会議があれば、100個とも同じものはありません。

そしてもっと大切なのは、繰り返しになりますが、

結局は人間同士の会話なんですよね。

だからまぁ…

ギスギス感があるなら中断したり…

集中できてないなら日を改めたり…

結論が出てなくても、途中まで進んだということでOKとしたり…

そういった「余裕」とか「余白」も、実はとても大事です。

Tokuko
Tokuko
ふむふむ…大切なのはやっぱりコミュニケーション…ってことやね
そうですね。「みんなで、みんなのことを決める」…そういう意識が根底にあってこその会議だと思いますよ
Raku
Raku
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