部署間の連携トラブルを解決!他部署にアプローチする3つのコツ

こんにちは!ラクです。

「う~~ん…あの部署に協力してもらうには、どうしたらいいのか…」

…と思うこと、ありませんか…?

Tokuko (why)
Tokuko (why)
うーーん…せやなぁ…やっぱりどうしても、利害関係のある部署もあるしなぁ…
連携の悪さの原因が、「利害が一致しないから」ってこともありますよね…
Raku
Raku

 

…しかし、

相手の部署のパフォーマンスが悪いからと言って、

一方的に非難することはNG!

大切なことは、

どうすれば、自分の部署の状況を改善できるか?

相手のプライドを傷つけず、話し合いの場を設けるところから始まります!

よくあるケース

ケーススタディ
隣の会計課の人がデータをキチンと入力してくれないので、こちらのデータ解析に支障が出ている…どうしたらいい?

 

他の部署の人たちがちゃんと仕事をしてくれないために、

自分の部署の仕事に影響を及ぼすことがあります。

しかも、自分の部署で起こっている問題ではないだけに、

自分たちがすぐに何とか出来る問題でもなく、余計もどかしい…

「あ~もう!イライラするなぁ…」

「しっかりしてよ!」

…などとついつい言ってしまいそうになります。

ついやってしまう誤り

こういうとき、「一体何が原因なのか?」というところが気になりがちです。

ついつい以下のように口出ししたくなるんですよね。

  • 「どうしてデータ入力が追いついていないんですか?」
  • 「なんでこの程度のことで、業務が追いつかなくなるんですか?」
  • 「一体何が原因なんですか?」

しかし、「何が原因か」ということを知っておくことは大事だとしても、

その他の部署で起きている問題は、他の部署の問題です。

他部署の問題について、その原因に深く関わってはいけません。

それは、あなたが解決すべきものではないです。

自分にとって大事なのは、「自分の部署の問題」…です!

どうすればいいか?

ケーススタディ
隣の会計課の人がデータをキチンと入力してくれないので、こちらのデータ解析に支障が出ている…どうしたらいい?

 

ここでこんな風に返したら、どうなるでしょうか…

NG例:「なんでできないんですか?これをあなたの部署が出来ていないから、こっちの部署困ってるんですよ!」

 

Tokuko (why)
Tokuko (why)
うーん…まぁ正論なんやけど、これだけ言ったところで解決はしない気がするなぁ…
そうですね…
Raku
Raku

相手にも当然、相手側の事情があります。

すぐにこちらのお願いに応えてくれないこともあります。

そこで、他部署に協力を促す方法が必要。

その方法は、大きく分けると3つ!

!ここがポイント
① 圧力をかける
② 協力する
③ お願いする

 

①圧力をかける

シンプルな例としては「エスカレーション」と言われる方法です。

つまり、自分の上司から相手の上司に訴えてもらいます。

しかしこの場合、まずは自分から相手の部署への働きかけを行うことが大前提です。

ケーススタディの例で言うと、あなたが会計課に全く相談していないのにも関わらず、

いきなり自分たちの上司間で話してもらうのはNGです。

 

出来れば自分から相手の部署のリーダー級の人に、事前に話しておくことです。

「ちょっと顧客側への影響も出てしまっているので、私は自分の上司にも相談しておきます。できましたら、そのことをそちらの上司にも連絡しておいていただけますか?」

 

このように話しておくことで、上層部間での話もスムーズになります。

②協力する

どちらかというと、「妥協する」という言葉が近いです。

ケーススタディの例で言うと、「会計課がキチンとデータ入力してくれない」ことが目に見える問題です。

原因が「突発的な人手不足で、会計課の業務が回っていない」だとします。

その場合、以下のように提案することも手です。

「では、1か月だけこちらの部署で、こことここのデータ入力を担当します。その間に何とか立て直してくれませんか?」

 

この手段を取る場合は、以下の点を事前に考慮する必要があります。

  • こちらの部署に余裕がある場合
  • 相手の部署に任せるより、こちらで担当したほうが早い場合
  • 相手の部署に恩を着せるメリットがある場合

③お願いする

これはもう…半分ギャグというか、ここまでくるとお手上げというか…(笑)

頼むから、データの入力なんとかしてくれ!」と、お願いするような感じでしょうか。

ただ、相手がプライドの高い相手であれば、こういった手段もアリです。

こちらの部署が悪いことをしたわけではないのですが、

自分のプライドよりも自分の部署の業務状況を優先しましょう。

即効性と持続性

この3つについて、持続性・即効性と言う点でまとめると、以下のようになります。

圧力をかける」と、その瞬間は対応してくれますが、そもそも根本原因が解決されていません。長続きしない可能性があります。
協力する」は、お互い「何をどこまで誰がするか」の折り合いに時間がかかったり、その体制に慣れるのに時間はかかったりします。しかし、一度仕組みが出来れば持続できます。
お願いする」は、即効性においても持続性においてもちょっと微妙です。どちらかというと、感情部分を踏まえた働きかけと言えるでしょう。

オススメの方法!

個人的にオススメの方法は、

まずは即効性を確保すること!

もし上層部からの協力が得られそうだったり、

あるいは既に会社の大きな方針として利用できそうな大義名分があれば、

まずはそれをしっかりと利用しましょう!

OK例:「〇〇部長の方からも実は今回お達しが来ていて、データ解析が必要みたいなんです…大変だと思いますが、お願いできますでしょうか?」

 

そのうえで、自分の部署が協力するのはOKです。

キチンと上層部の理解が得られてから協力するのと、理解がないまま協力するのとでは、全然違います。

上の理解があってから、現場の人間関係を保つことが大切です。

Raku
Raku
最終的には、自分の部署の利益になるようにすることは大事ですけどね
うーん…一緒に被害者意識を共有…みたいな感じかな…
Gaaan
Gaaan

まとめ

今回のまとめとしては、

圧力」「協力」「お願い」の3つを、うまくバランスよく使うこと。

シンプルに言えば以下のようになりますが、ケースバイケースで対応してくださいね。

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