こんにちは！ラクです。
「う～～ん…あの部署に協力してもらうには、どうしたらいいのか…」
…と思うこと、ありませんか…？
…しかし、
相手の部署のパフォーマンスが悪いからと言って、
一方的に非難することはNG！
大切なことは他部署の力を借りたり、他部署の状況を改善したりして、
どうすれば、自分の部署の状況を改善できるか？
相手のプライドを傷つけず、話し合いの場を設けるところから始まります！
よくあるトラブル
他の部署の人たちがちゃんと仕事をしてくれないために、
自分の部署の仕事に影響を及ぼすことがあります。
しかも自分の部署で起こっている問題ではないだけに、
自分たちがすぐに何とか出来る問題でもなく、余計もどかしい…
「あ～もう！イライラするなぁ…」
「しっかりしてよ！」
…などとついつい言ってしまいそうになります。
連携トラブルの原因
ついつい以下のように口出ししたくなるんですよね。
- 「どうしてデータ入力が追いついていないんですか？」
- 「なんでこの程度のことで、業務が追いつかなくなるんですか？」
- 「一体何が原因なんですか？」
しかし、「何が原因か」ということを知っておくことは大事だとしても、
その他の部署で起きている問題は、他の部署の問題です。
他部署の問題について、その原因に深く関わってはいけません。
それは、あなたが解決すべきものではないです。
ここがコミュニケーションにおいて、トラブルの元になることが多いです。
しかし自分にとって大事なのは、「自分の部署の問題」…です！
どうすればいいか？
ここでこんな風に返したら、どうなるでしょうか…
相手にも当然、相手側の事情があります。
すぐにこちらのお願いに応えてくれないこともあります。
そこで、他部署に協力を促す方法が必要。
その方法は、大きく分けると３つ！
② 協力する
③ お願いする
①圧力をかける
シンプルな例としては「エスカレーション」と言われる方法です。
つまり、自分の上司から相手の上司に訴えてもらいます。
しかしこの場合、まずは自分から相手の部署への働きかけを行うことが大前提です。
ケーススタディの例で言うと、あなたが会計課に全く相談していないのにも関わらず、
いきなり自分たちの上司間で話してもらうのはNGです。
出来れば自分から相手の部署のリーダー級の人に、事前に話しておくことです。
このように話しておくことで、上層部間での話もスムーズになります。
②協力する
どちらかというと、「妥協する」という言葉が近いです。
ケーススタディの例で言うと、「会計課がキチンとデータ入力してくれない」ことが目に見える問題です。
原因が「突発的な人手不足で、会計課の業務が回っていない」だとします。
その場合、以下のように提案することも手です。
この手段を取る場合は、以下の点を事前に考慮する必要があります。
- こちらの部署に余裕がある場合
- 相手の部署に任せるより、こちらで担当したほうが早い場合
- 相手の部署に恩を着せるメリットがある場合
③お願いする
これはもう…半分ギャグというか、ここまでくるとお手上げというか…(笑)
「頼むから、データの入力なんとかしてくれ！」と、お願いするような感じでしょうか。
相手がプライドの高い相手であれば、こういった手段もアリです。
こちらの部署が悪いことをしたわけではないのですが、
自分のプライドよりも自分の部署の業務状況を優先しましょう。
即効性と持続性
この３つについて、持続性・即効性と言う点でまとめると、以下のようになります。
状況改善の最大のコツ
個人的にオススメの方法は、
まずは即効性を確保すること！
もし上層部からの協力が得られそうだったり、
あるいは既に会社の大きな方針として利用できそうな大義名分があれば、
まずはそれをしっかりと利用しましょう！
そのうえで、自分の部署が協力するのはOKです。
キチンと上層部の理解が得られてから協力するのと、理解がないまま協力するのとでは、全然違います。
上の理解があってから、現場の人間関係を保つことが大切です。
まとめ
今回のまとめとしては、
「圧力」「協力」「お願い」の３つを、うまくバランスよく使うこと。
シンプルに言えば以下のようになりますが、ケースバイケースで対応してくださいね。
