怖くて理不尽な上司に対して仕事ミスの報告を上手にする秘訣

こんにちは!ラクです。

「あぁーヤバイ。ミスしちゃった…

どうやってあの怖い上司に報告しよう…」

そんな風に悩むこと、ありませんでしょうか…?

ましてや以下のような理不尽な上司なら、なおさら…

1.部下のことを追及する(非難する)
2.部下自身に尻ぬぐいさせる
3.反省文を書かせる
4.ちゃんとしろよ!と叱責だけして助言なし
5.「自分が若いころはもっと…」など、自分の話を始める 

 

Tokuko (Kirari)
Tokuko (Kirari)
ホンマに全力で殴ってやろうと思ったことが、何回もあるわ~
トクコさん、怖いです…
Raku
Raku

そんな上司の下で仕事ミスをしてしまったとき、どう報告すればいいか…?

このブログを読んでいただくことで、

上司に対してミスを報告するコツが分かるようになります!

上司の仕事を先回りしてやる

結論から言ってしまうと…

上司が必要な情報をこちらからサッサと渡してしまい、

ネチネチ言われることを避けることを目指します。

自分のことを一生懸命説明しようとするのは、実は逆効果です。

たくさん説明しようとすればするほど、墓穴を掘ってしまいます。

よって…

こういった場合に効果的のは、上司として必要な情報を先回りして押さえておくことです。

上司にとって必要な情報とは以下です:

  • 事実関係
  • ミスのカバーが終わって、原因を把握しているか
  • 今後、同じミスを回避できるか

これらの情報をいち早くまとめ、「上司への報告」をしてしまいましょう!

①上司は「事実を知る」必要がある

まずは以下のケーススタディを考えてみましょう!

ケーススタディ
間違って社内用のクレームマニュアルを顧客に送ってしまった…そこには「顧客に補償金を払う場合」など、公開すべきでない内容が書かれていた…

これはちなみに…実例です。(私の部下が過去にやらかした事実です)

でも人間、ミスをすることって避けられないんです。

そこを踏まえたうえでの業務フローを敷いておかなくてはなりません。

よって、むしろここで「本来」上司として大事なのは…

事実の報告を受け、きちんと事実を知る必要があるんです。

よって、最初のポイントは以下になります。

ポイント①
「上司の役目」は、「まずは事実を知る」こと。よって、部下としては淡々と事実を伝える。

②上司はカバーと原因を知る必要がある

次に、上司として確認をしないといけないこと…

それは「ミスのカバー」が既に終わっているかどうかです。

今回のケースで言うと…

マニュアルを送信してしまった後で、顧客に対してお詫びと破棄のお願いを既に行ったのか。

Tokuko (why)
Tokuko (why)
うーん…せやな。自分がミスしたときって、気が動転して何もできないときもあるし…
反省会は後です。本来、常に現場を立て直すことが最優先ですね。
Raku
Raku

上司にとって本当に大切なのは、「誰が」悪かったかではありません。

何が悪かったか…です。

問題と人格を分離し、問題を客観視して捉えることが大切です。

本来の上司像としては、問題の原因を知る必要があります。

そのことを念頭に置いて、上司と話しましょう。

ポイント②
部下としては、ミスのカバーを終えた後で「何が悪かったのか」を報告する。

③上司は「再発防止」が大事

上司としては最後に「今後」について考える必要があります。

要は、再発防止の策をキチンと練っていないと、上司の上司に怒られるからですね。

今回のケースのように、「間違って社内用のクレームマニュアルを顧客に送ってしまった」というケースについては、

再発防止のために以下のようなものが考えられます。

マニュアル誤送信の対策

  • ファイルを送っても問題ないよう、パスワードロックをかけておく
  • マニュアルをソフトコピーとしては保存しないようにする
  • 外部にメールを送る際のIT上のセキュリティを強化する

 

もし「コレが絶対に良い案!」と言うものが無いのであれば、対策案は1つだけではなく、いくつか複数の案を持っていくのも手です。

ポイント③
部下としては「自分なりの解決策」を上司に報告するようにする

まとめ

上司が怖くても理不尽でも…

ここまでのことを上司のために揃えておいてあげれば、

本来「会社としては」問題ありません。

それでもネチネチまだ言ってくるようであれば、上司の上司や、人事に相談してみましょう。

ここまでをまとめますと、以下のとおりです:

上司への報告のコツ
●「事実」を淡々と話すことを心がける
●ミスのカバーを終え、「何が悪かったのか」を報告する
●「自分なりの再発防止策」を上司に報告する

 

ではこれらを踏まえて現実に戻り(?)ましょう。

あなたがミスをした場合、どう「理不尽な上司」に対応すべきか…を、ロールプレイを通じて見ていきます!

ロールプレイ

Gentle old guy
Gentle old guy
まったく…君は何てことをしてくれたんだ!君のせいで顧客に迷惑がかかったじゃないか!どうやって対処するつもりだね?まったく、私の若いころは…
申し訳ありません…昨日は多忙だったために顧客に誤ってメールで送信してしまいました。まずは顧客に非礼をお詫びし、マニュアルを破棄していただくようお願いしました。原因としては私の不注意ですが、「何がマズかったか」という点では、ファイルに暗号設定がかかっていなかったことかと思います。今後万が一送信がされても開けないよう、暗号を設定しようかと思います。宜しいでしょうか?
Tokuko
Tokuko

このように…淡々と「上司として抑えるべき必要事項」をこちらから全部言っちゃいましょう

そうすれば、こちらもそれ以上言うことも無く、後は気分も楽になります。

Tokuko (Kirari)
Tokuko (Kirari)
ま…まぁ、「開き直り」って捉えられないように、ちゃんと最初に「すみませんでした」って言うことは、やっぱり大切やな。
はい、そうですね。そこはとっても大事ですねw
Raku
Raku

あなただけの解決法

上司がヘンな人だと、精神的に辛いのは当たり前のことです。

「自分が間違っているのか?」とさえ思うこともあるでしょう。

そういうときは、「本当は自分は何を思い、どう感じているのか」を見直すと良いです。

以下は「Awarefy(アウェアファイ)」というデジタル認知行動療法アプリのAIと会話した内容です。

さらに会話を続けてみました。

この後の会話は省略しますが、「どう感じたか」「どう対応したか」を、自然な会話で続けてくれています。

Awarefy利用による気づき

  • やはり改めて、納得がいかないことを再確認した。
  • 「人為ミス」は避けられず、「仕組みで改善すべき問題」だと思った。
  • 人前で怒られたことが、やっぱり心に重く残っていた。

話をしていくと、自分で、自分の言いたかったことを、言語化できている」状態になり、自信に繋がります。

なお、こちらはAIプランは有料で、年間プランだと1日30円くらいです。

\心のお守りに/


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