ブレスト会議５分前に、この１１のコツだけサクっと確認！
こんにちは！ラクです。
「これからブレストの会議を行うけど…大丈夫かな…ちゃんとまとめきれるかな…」
と思うこと、ありませんでしょうか…？
チームビルディングやブレインストームのための会議進行において大事なのは、進行役（ファシリテーター）のマインドセットです
色々挙げるとキリが無いのですが、その中でもこの１１点をチラっと見ておけばハッと出来るものを揃えました。
私自身もこれまで１８年間、業界最大手の外資系に勤めてきて、アジア・アメリカ・ヨーロッパの多くの同僚を行ってきました。
日本でも海外でも、一定の時間で全員のアイディアをまとめ終えるための「暗黙のルール」みたいなものは、ほとんど変わりないと思います。
今回は、５分前でもサクッと確認できて会議を効果的にするコツについて、お伝えします！
１１のコツ！
以下がこのブログでお話しする全容です！各項目についてもカンタンに説明しています。
1．期間を決める
2．話しながらやる
3．３割は、楽しく
4．まず、今あるもので
5．ポストイットなどを使う
6．複数やる
7．曖昧さを受け入れる
8．肯定する
9．記録する
10．小さく始める
11. とにかく、決める
１．期間を決める
ついつい色んなことを「試していこう」という風に考えがちですが、あまりに時間をかけすぎるとダラダラしがち。
会議中「何を」「何時までに」ということは、特に以下については気を付けて考えるようにしましょう
(A) 会議の時間を決める。
(B) ひとつの議題にかける時間を決める。
(C) アイディアを募る時間を決める。
２．話しながらやる
メールでアイディアを募っても、あまり良いフィードバックを得られることはありません。
やっぱり皆さん普段の業務で忙しくて…わざわざ「アイディア」を出すために時間を敢えて割こうということは、そもそもあまりやりたがらないんですよね。
なるべく集中して一緒に話せる時間を設けるなど、強制的にそういった「一緒に話しながら考える」時間を作ることがおススメです。
そういう「場」を作るのも、マネージャーの仕事です。
３．３割は、楽しく
…かといって、面白いだけでは仕事にはなりません。３割ユーモア、７割マジメに…くらいが丁度いいです。
かのビルゲイツも、「一回は笑われるくらいのアイディアでなければならない」と言っています。
そしてその方が、単純にアイディアを募るよりもワクワク感が増して前向きになります。
例えば会議のタイトルを面白くするだけでも大分イメージが違ってきますよね。
4. まず、今あるもので
奇抜な発想を狙っていきなりウルトラCを生み出そうとするのは、なかなか無理があります。
むしろ今ある枠組みの中で、何ができるかを考える方が、意外と実用的な手段が見えてくるものです。
例えばですが、サッカーの新しい技を編み出したい…といって、いきなりキャプテ○翼並みのシュートをやってみようとか思わないですよね？(笑)
技術でもルールでも、今あるものをざっとリスト化して、「これって必要かな」「これってもっとこうならないかな」って、アクティブに考えると、意外と今まで見えてなかったものが見えてきます。
5. ポストイットを使う
ありがちなのは、議論が「空中戦」になってしまうこと。
つまり、たくさんの意見が飛び交うだけになってしまう状態…でもこれはアウト。
そのうち参加者が「なんでこの話になったんだっけ？」と思ってしまいます。
そこでオススメなのはポストイット！参加者の意見はなるべく可視化しましょう。
１アイディアにつき１枚、ぜいたくに使ってたくさん書いて、貼ってみてください！
6. 複数やる
何か新しいことをやろうとすると…１００個アイディアがあっても成功するのは１～２個。
むしろ、１～２個すらない可能性も…そんなものです。
１つが失敗したり滞ってしまうことも十分に考えられるので、複数の案を同時に走らせておくことをオススメします。少しずつでもいいので。
そうすれば、たとえ１つ失敗してしまったとしても、「引き際」をすぐに決められるからです。これは大きなメリットです。
7. 曖昧さを受け入れる
「今までやったことがない」ものをやってみる場合…未確定要素が多くて当然です。
出来るだけ類似のデータを集めてみたり、意見を募ってみたり、誰かに相談してみたり…
ただ、調査や検証に時間をかけすぎても「正解」にはたどり着きません。
何も考えずにただただ行動に移すのは愚かですが、「どの点に留意することで現状を変えることが出来そうか」ということが明らかになれば、そこからは行動を取ってみることをお勧めします。
8. 肯定する
チームの方々にアイディアをたくさん出してもらったからと言って、それらすべてを採用するわけには行きません。
しかし努力を認めてあげる積極的なフォローを上司がすることが大切です。
どんなアイディアにも運と縁があります。今はダメだったとしても、状況が変わればそのアイディアを採用するということが来るかもしれません。
ここでもポストイットがオススメ。
たとえ採用されなかったとしても、「アイディアが生まれた」ということが、目に見える形で残るからです。
9. 記録する
定期的に進捗を記録し、それを全員にシェアすることは、自分達の試みを振り返ることができるだけではなく、心の中でも「何かがちゃんと生まれてきている」という感覚をチームに与えることができます。
カンタンな方法としては、こんな風にまとめること。
| 先週 | 今週の予定 | 今後の予定 | |
| 商品Aの導入について | 顧客アンケートを実施した | 結果を解析して関係者にプレゼン | プレゼンのフィードバックを集めて、共有 |
| プロジェクトCに関して | 特定の業者について問題点が見られた | 業者との話し合いの機会を設ける | 話し合いの結果を基に、指針を改める |
10. 小さく始める
ここは特にマネージャーやリーダーにとって大事な部分ですが…とにかく少しでもいいから、前に進むこと。
そのためには…小さく始めるというのはオススメです。
いきなり全部やろうとすると精神的にもしんどいですし、大きく失敗する可能性もあります。
新しい試みを部分的に少しだけテストしてみて、そこで得たノウハウを基にまず「モデルケース」を作り上げる…そしてそのモデルケースを基に他の部分にも拡大していく…
まず小さくたくさん試してみて、モデルケースをひとつ作ることに専念してみましょう
11. とにかく、決める
ただただ話し合いだけで終わってしまうと、現実は変わりません。
しかし、限られた時間内で結論を出すのが難しいこともあるかと思います。
そんな場合は「その場で小さくタスクを分けて、今後それぞれの議論を持つように設定する」など、少しでも方向性を定めて今後のアクションを決めてしまいましょう。
「チームとしての方向性を決めて、現状を変える」ことが、ブレストで目指したい最終の姿と言えるでしょう。
