こんにちは!ラクです。
今回は、「ハナコ」さんからのご相談です。
相談内容はこちら。
部署の課長が業務管理をせず、業務量が増加しても人を採用しない。そのため自分の業務も完了しない。労組に相談しても改善せず、係長も協力しない。このままでは、課長や部長と共に自身も処分を受けるかも…
管理職が、その本来の役割を全うしていないということですね
今回も、会話式でラクたちが答えていきます!
キャラクター紹介
ラク
大手ペットフードのサプライチェーン事業部部長。あることから子供の姿になってしまったが、実際は40歳。トクコの上司。
トクコ
劣悪な人間関係の職場から逃げるようにラクの会社への転職。類まれな観察力を見込まれ、28歳でリーダー職に抜擢。新米の管理職。
バウ
ラクが子供になったときに、一緒にいた犬。かつて地域の犬を率いた暴走族「独愚風土」のリーダー。組織や社会のこと、人情には詳しい。
ラクたちのキャラクターについては、ぜひ「ストーリー編」をご覧くださいね!
なお、今回の内容は以下の著書を参考にしています。
労務管理しない上司
みなさん、こんにちは、ハナコと申します
こんにちは!今日は「ラクとトクコの相談室」に来てくれてありがとう!なんか大変な状況みたいやねぇ…
そうなんです…自分の業務が回らない状況が、もうずっと続いていて…
ひでぇな。そんなやつが管理職か…
さっそく状況の確認から始めましょうか。
誰が関係していて、何が起きていて、それはいつ、どこで起きたのか…ですね
そのとおりです。ひとつずつ行きましょうか。まず「誰が」について…他の方々の反応はどうでしょう?
は、はい…えと、皆さんも不満を抱えているようです。私と同じように苛立っています
ふむ…具体的にどういった言葉で、お話しされていましたか?
そうですね…私が人手不足について話をしたとき、同僚の中には『それは本当に困るよね』と言っていたり…
だろうな
でも、同時に『どうせ言っても無駄』と言って、諦めてる人もいましたね…
転職だな
バウさん、ちょっと黙っといて💦
労組は、一部は『これは大きな問題だ、対策を考えよう』と言ってくれましたが…進展なしですね
なるほど…ちなみにハナコさんの直属の上司は、何て言っていますか?
係長ですね…『俺も忙しいから無理だ』と言いながら、自分の業務に追われている状態です…
状況の確認(いつから&何が)
なんかみんな無責任な感じがするなぁ💦ちなみにこの状況って、いつから?きっかけとか、あったん?
きっかけ…そうですね。やっぱり今年の初めの新規事業のタイミングかなぁ…
今年の初めからか…
新しいプロジェクトが次々と立ち上がり、それに伴って業務量が急激に増えたんですよね…
なるほど…一時的な負担増は、回避も難しそうです
私は上司に対して『人手が足りていません』と何度も伝えましたが、『総務には話している』と言うだけで…
うぅーん…
でも総務に確認しても『そんな話は聞いていない』と言われたんですよね…
なんじゃそら
では「何が起きているか」という点からの質問ですが…労働時間や残業時間に影響が出ていますか?
そうですね…以前は週に1~2回程度の残業で済んでいたのですが、今ではほぼ毎日2~3時間前後の残業が当たり前になっています。残業命令も出ていないのですが…
なるほどなぁ
週末に仕事を持ち帰ることも増えてきましたしね…
うーん…それは辛い。何より辛いのが、「一時的な増加じゃないっぽい」っていうとこやんなぁ
そうそう、そうなんです。
「なぜ」は知らなくていい
これ、なんでそもそも管理職は対処しないんやろう。ハナコさん、どう?
うーん…それがどうも分からないんです…
分からない?
先ほどもお話ししたように、係長も「俺も忙しい」の一点張りで…
この際、「なぜ」は気にしなくて大丈夫です
え?
え?
そ、そうなんですか?
いつ、誰が、何が、どこでは「事実」ですが…「なぜ」は厄介です。
確かに…
「なぜ」は、最後まで明らかにならないことが多く、永遠にわからないことさえあります
手に入らない答えを探して、右往左往する時間がもったいないか…
で、では…どうすればいいのでしょう?
分かっている事実に集中しましょう。答えのない問に囚われなくても、「対処」はできます
これまでの事実のまとめ
では、ここまでの点を整理してみましょう
●問題が顕著になったのは今年の初め頃から
●きっかけは新規事業の増加
●対応するための人員やリソースの調整がうまく行われていない
●課長が業務管理をしない。業務分担や人員の確保がされない。
●残業命令が出ないまま個々の裁量で毎日2時間以上の残業をしている
●総務・課長・係長のコミュニケーションがうまくいっていない
●労働組合も動いていない様子
●全体的に不平不満が出ながらも、諦めムードが漂う。
すごい。リストにすると、全体像が分かりやすくなりますね
これが、一応今分かっている「事実」だな
でもまだちょっと、バラバラしていますね…
そうですね…
とっかかりが欲しいな
「分析」で大切なこと
ではここから、状況の「分析」に進みます
このリストだけ見てると、大変そう…
そうですね。そこで大切になってくるのは「優先順位」です。
優先順位…
そもそも集めた情報すべてを追いかけるのは、肉体的にも精神的にも無理があります。
そういってくれて助かったw
少なくとも…一度にすべてを処理することはできないですからね
でも、どう優先順位をつければいいのか…
そうなんです。自分の優先順位を把握することは、とても大切です。
「観察によって集めた情報にどう優先順位をつけるか」でしょうか?
えぇ。その通りです。
うーーん…分からん…
優先順位の考え方
私も分からんなぁ…結論ありきで逆算はできそうやけど…
その考え方でいいと思います。CIAの訓練マニュアル「情報分析の心理」で紹介されている「三面アプローチ」を使ってみましょう
三面アプローチ…
このアプローチでは、集めた情報の中から重要度の高いものを抽出するために、自分に三つの質問をします
●私は何を知っているか
●私は何を知らないか
●そして何を知らなければならないか
うーーーーむ
これはこれで、カンタンでは無さそうやなぁ
順番にやっていきましょう。まず「何を知っているか」については、先ほど事実をまとめたとおりですね
「何を知らないか」は難しいけど…強いて挙げるなら、さっきの「なぜ管理職はアクションを取らないのか」かな…
確かにそこは不透明だな
では今残っているのは「何を知らなければならないか」やね
えぇ。これは、「ハナコさんが自分の環境改善のために知らなければならないこと」になります
何を知らなければならないか?
わからん
うーん…
これ、もしかして…
何か心当たりが?
前回と同じかなって
そうですね(笑)
これって何年前だっけ?
昨日ですよ!!
そうか。まぁ昨日も去年もワシには似たようなもんだ
もし目の前の状況について追加の情報が得られるとしたら、何を知りたいかですね
そうです。その自分への質問が、「何を知らなければならないか」に繋がります
ホントはまぁ、全部知りたいところですけどね(笑)
そうですね。しかし、最小限の時間と手間で答えを得るためには、いちばん多くの解が得られそうな疑問に集中しましょう。
今、一番知りたいこと
今、物事が止まっているのは…総務ですよね
お?
いい線やと思う!🌈
私もハナコさんの意見に賛成です
つまり…「総務が現在の人員増加や業務分担に対してどう考えているのか」が分かれば、次のアクションも立てられそうです
確かにな。もし総務が全然状況を改善できないなら、次の手が要る
何が原因で総務側で止まっていて、どのような条件で人員増加が可能になるのか…その辺りが分かればいいか…
もしその辺りの話し合いが、係長あるいは課長、および総務の間で止まっているのなら…
そこを加速させるためのアクションが取れればいいってことですよね
えぇ。まずは総務側の情報が必要です
まぁそれでも、改善することが保障されるわけでは無いが…
でも総務側の事情が分かれば、労組とも別の角度から連携取れそうじゃない?
なるほど。それは妙案ですね
トクコさん、すごーい!
さすがワシの弟子だ
えっ!?そうなんですか??
ちゃうわ!
でもちょっぴり、光明が見えた気がします!ありがとうございます!
もし自分に自信が持てないなら…
もしどうしても自分に自信が持てないときには、オンラインカウンセリングもオススメです。
カウンセリング…ですか?
えぇ。カウンセリングと聞くと少し構えてしまうかもしれませんが、オンラインであればハードルはぐっと下がります。詳細は以下から見てみてください。
あと、自分の強さと弱さをしっかり認識しておくと、いざというときに話しやすかったりするで
強さと弱さ…ですか?
うん。自分の強みは何で、弱みは何なのか…それが分かれば、相手にどう切り出すのが自分にとって物事を進めやすい。逆に自分が無意識に苦手と感じているものも分かれば、事前対策もできるしな
な、なんかちょっと難しそうですね…
あぁ~いやいや、これもカンタン。無料で自己診断できるから。しかも多くの大手企業も使ってるサイト。良かったら以下リンクから見てみてね!
どうもありがとうございました!おかげでちょっと、自信が持てたと思います
いえいえ。また何かあれば、いつでも遊びに来てください
そうそう!私たちのいる…この「ラクとトクコのいる職場」にね!