「忙しくて自分の仕事が全然できない」理由と３つの解決策
こんにちは！ラクです。
「今日もずっとバタバタ…夕方６時くらいからやっと自分の仕事が出来そうだな…」
…そんな風に思うこと、ありませんでしょうか…？
ズバリ結論から言うと…仕事がなかなか終わらない大きな理由は、
社内関係者との話し合いにかけている時間です。
多くの場合は、ここに時間を使い過ぎています。
特に以下３つが大きなテーマです。
- 情報を共有するため
- ブレインストーミングなど、アイディアを出し合うため
- 方向性を決定するため
あの人に話して…この人にもアイディア出すの協力してもらって…この人の承認をもらって…
そうこうしているうちに、一日が終わってしまう…
この「負のループ」を断ち切るには、この３つのテーマの改善が必要です！
情報の共有をする時間
そもそもシンプルに「情報の共有」が必要なのであれば、メールやチャットなどといったツールだけで基本ＯＫです。
決まり切った内容を相手に伝えるだけです。よって相手の時間を強引に抑える会議という形を取る必要はありません。
しかし…メールやチャットは便利であるものの、デメリットもあります。
◆ メールを送っても、メールすら読んでくれない
◆ メールだけでは、どこがポイントか把握しづらい
◆ 繊細な情報を含んでいるため、メールでは送りづらい
◆ メールだけでは、誤解を招く可能性がある
共有する情報が、「参考程度」のものであればともかく、
特に相手の価値観や経験などによっては、そのメールへの解釈が変わってくるような内容であれば、
相手のフィードバックを得ながら相互理解を深める必要があります。
その場合、まずはポイントを押さえたメールを送り、その後で１０～１５分程度でいいので直接話す時間を設けるようにしましょう。
原則：メールやチャットなどだけでOK
例外：人によって解釈が変わりそうなら、メール後で話す
アイディアを出し合う時間
アイディアを出し合うには長々と時間をかける必要がありそう…ですが、実はそうでもありません。
長く時間をかけたからといって、いいアイディアを思いつくというわけではないからです。
しかし、時間を短くするだけでは以下のような問題を解消できません。
◆ 結局話す人が限られてしまい、全員の意見が反映されない
◆ 意見は出てくるものの、まとめる時間が無くなる
◆ それぞれに「忖度した」意見になってしまう
大切なのは人数と時間を絞り、個々のアイディアをその場に出せる工夫をすることです。
言い換えると「メンバーの選出」が大きなポイントになります。
また、会議の「テーマ」は先に共有しておき、事前に「主催者（ファシリテーター）」に個々の考えを送っておいてもらいます。
これで他人の意見に自分の意見が引っ張られることを防ぐことができ、かつ効率よく会議が進められます。
方向性を決定する時間
ここもよく時間を削られるポイントです。
「誰が決めるか分からない」状態のままだと、議論が延々に続きます。
特にビジネスの方向性に関して「正しい・間違い」と白黒ハッキリさせることは、すごく難しいです。
方向性を決めるにあたっては、少なくとも以下３点が重要です。
◆ 最終的に決める人は誰か？
◆ それぞれの意見者は、どの立場から意見するべきか？
◆ 「最終決定した案には従う」ことは約束できるか？
ただ、この「方向性を決定する方法」については、ルール作りがすごく難しいです。
なぜなら、皮肉ですが「ルール作り」のために関係者の間で話し合いを行い、決定を行う必要があるからです。
これを実現するためには、とても強いリーダーシップが不可欠です。
もしリーダーシップが存在しない場合、上記３点を踏まえ会議を誘導するようにしましょう。
まとめ
これまでの話をまとめると、以下のとおりです。
◆情報共有の場合……メールやチャットなどだけでOK。もし人によって解釈が変わりそうなら、メール後に話す
◆アイディアを出し合う場合……人数・時間をまず絞り、かつ個々の意見を先に収集しておく
◆方向性を決める場合……決める人、意見する人、決めた内容を約束すること…を念頭に置く
大切なのは時間をかけることでも、どのコミュニケーション手段を使うかでもありません。
どうすれば短時間で質にこだわることが出来るか…ここに徹底的にこだわってみることです。
時にはその考え方が他の人にとって気に入らないようなことも出てきますが、それも仕事と割り切りましょう。
今回はここまでです！
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