こんにちは！ラクです。
「あぁ…なんか天気悪くなるみたい…
チームの人に連絡しておいた方が良いかな…
でも何から伝えよう…」
…って思うこと、ありませんか？
出社させた方がいいのか？
それとも、遅れるのをOKにするのか？
あるいはもう、最初から在宅OKにするか？
案外考えるべきことは多いです。
実際のケースから考える
天気予報を見たら、台風が近づいてきていることが分かった。何をどう自分のチームに伝えよう…
会社によっては、連絡体制がキチンとしているところもあるかと思います。
そういう場合は総務や自分の上司からの連絡を待つことともアリでしょう。
しかし、自分のチームだけの特別な事情があることもあります。
明日までに仕上げないといけない仕事があったり、当日顧客訪問が予定されていたりしますよね。
そこで、
「従業員の状況」と
「ビジネスの状況」
この両方を考える必要があります。
よって、
考えておくべきオススメのポイントは以下の７つです。
1. 安全第一！無理な出社は禁物
2. 従業員の個々の事情を確認
3. 緊急連絡先の確認
4. PCを持って帰るように促す
5. 取引先に「対応が遅れる可能性」を連絡
6. 取引先に「商売への影響が出る可能性」を連絡
7. タクシー手配の準備
従業員に対する確認①個々の事情
安全が確保されないのであれば、出社することを控えるように伝えておきましょう。
ここでいう「安全」というのは、必ずしも「身体的な安全」だけではないことに注意が必要です。
以下のような事情も、十分「安全を脅かすもの」という認識が必要です。
(A) 強風ですぐ電車が止まる沿線沿いに住んでいる。
(B) 駅がめちゃくちゃ混雑してしまい、駅で待っているのも怖いくらい。
(C) 過去に土砂崩れした近辺に住んでいるため、悪天候の時は危険。
(D) 子どもや介護の送り迎え。あるいは休園など。
管理職だけの独断と偏見だけで、「それくらいは大丈夫！」と決めてはダメです。
何かあったときに責任問題になりかねません。
在宅OKでかつ会社のPCを持って帰れそうであれば、それは管理職の方からも事前に促しておきましょう。
従業員に対する連絡②緊急連絡先
全員の緊急時の連絡先について把握しておくことは大事です。
人事のシステムなどに事前登録されていればOKです。
もし心配であれば以下のようにチームに確認するのもアリです。
出勤途中で急に会社に来れなくなったり、予期しない事故に巻き込まれたりした場合には、すぐに連絡してもらうよう予め全員に伝えておきます。
万が一「なんで会社に個人の連絡先を教えないといけないんですか？」と聞かれたら、「会社として可能な限り事業を継続する必要性があるため、従業員の安否情報が重要になる」と伝えてください。
部下がラインの連絡先を拒否するケース
部署単位で「ラインのグループチャット」が出来るようにしておけば便利ですが…
「ラインの連絡先は教えたくない」という従業員も居たりします。
ラインで使用している個人アカウントの名前がニックネームの場合、
それを皆に知られるのが嫌だったりするようですね(笑)
以前私が所属していた部署では、ラインの利用を避け、WhatsAppというアプリを使用していました。
海外でも使用されているアプリです。
チーム内に外国人が要る場合は、こちらの方がラインよりも馴染みやすいかもしれませんね。
ビジネスへの影響①（従業員に関する連絡）
当たり前なのですが、原則として「従業の安全＞ビジネス」であるべきです。
よって、台風が来ることや悪天候が分かった段階で、必要に応じて取引先などへ連絡を入れておきましょう。
件名：悪天候による業務への影響について
KNM貿易株式会社
斎藤様
お世話になっております。株式会社○○の営業部です。
明日〇月ｘ日は、天気予報によりますと大雨が予想されており、悪天候の影響で一部の従業員が出社できない可能性がございます。これにより、お問い合わせやご依頼への対応が通常より遅れる場合がございますことを、予めご承知おきいただきたく存じます。
皆様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。状況が改善次第、速やかに対応いたしますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。
ご不明点や緊急のご用件がございましたら、以下の連絡先までご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
株式会社○○
営業部
電話：xxx-xxxx-xxxx
メール：example@example.com
ビジネスへの影響②（商売に関する連絡）
たとえば物流関係の仕事は、遅延が発生する可能性もありますよね。
そういった場合は、「顧客との商売に影響の出そうなもの」についても、管理職としては把握しておきましょう。
連絡方法の例は以下のとおりです。
また、得意先への連絡も以下のように入れておきましょう。
（以下は「物流会社として、配送が遅れる可能性」を得意先に伝えています）
件名：悪天候による配送遅延の可能性について
KNM貿易株式会社 斎藤様
平素より大変お世話になっております。株式会社（貴社名）の（あなたの名前）でございます。
明日、悪天候が予報されており、大雨が見込まれております。この影響により、一部の従業員が出社できない可能性があり、配送業務に遅延が発生する恐れがございます。
ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんが、予めご了承くださいますようお願い申し上げます。なお、状況が変わり次第、速やかにご連絡させていただきます。
何かご不明点やご質問等がございましたらご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
中途半端に出社するケース
これが意外とあるんです。
例えば以下のような状況です。
- 朝早くから暴風雨（それでも出社しないといけない事情がある）
- 朝は問題なく、帰宅する時間になったら豪雨や雷がひどくなり、大変な目に遭う
ありがちなのが…朝に出社しようとしたり、あるいは夕方帰宅しようとして、
駅に行ったら人がたくさんいて、電車が遅延しているケース💦
最近の豪雨は本当にひどく、電車の洗車でもしているのかというくらいの雨が降ります☔
どうしても出社する場合は、あらかじめスマホにタクシーを呼べるアプリを入れておきましょう。
荒れた天気になる前にタクシーを利用すれば、難をうまく逃れることができます。
このアプリを使えば、たくさんのタクシー会社の中から、一番近くのタクシーが スピーディーに配車されます。
到着予定時間が表示されるので、待ち時間も有意義に使えます。
乗務員と直接メッセージのやりとりもできるので、万が一の場合も安心ですね。
マネージャーが取るべき行動まとめ
再度、今回の内容をまとめますね！
・従業員の個々の事情を確認
・緊急連絡先の確認
・パソコンを持って帰るように促す
・取引先に「対応が遅れる可能性」を連絡
・取引先に「商売への影響が出る可能性」を連絡
・中途半端に出社する場合、タクシーアプリなどの利用を
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