台風・悪天候で出社させる?マネージャーが取るべき行動4つ

こんにちは!ラクです。

あぁ…台風が来るんだ。

ウチのチームの人に連絡しておいた方が良いかな…

でも何から伝えよう…

…って思うこと、ありますよね。

Tokuko (why)
Tokuko (why)
あるある。こちらとしても判断に難しいこともあるやんね…
そうですね。それは逆に言うと、他の従業員やあなたの部下も迷っていることになります。
Raku
Raku

出社した方がいいのか…遅れていってもいいのか…在宅でもOKなのか…

このような時は特に管理者のマネジメント能力が問われます。

私自身がこれまで経験したことを基に、4つのポイントとしてまとめてみました!

目次

よくあるケース

もしあなたに部下がいるとしたら、以下のようなケースはありませんか?

ケーススタディ
天気予報を見たら、台風が近づいてきていることが分かった。何をどう自分のチームに伝えよう…

 

会社によっては、トップダウンの連絡体制がキチンとしているところもあるかと思います。

そういう場合は、総務や自分の上司からの連絡を待つことともアリでしょう。

しかし、自分の担当するチームだけの特別な事情がある可能性もあります。

例えば、明日までに仕上げないといけない仕事があったり、当日顧客訪問が予定されていたり…

Tokuko (why)
Tokuko (why)
うーん… せやな。そういう場合、会社からの連絡を待ってるだけってのは、部下の人たちも不安やろなぁ…
そうなんですよね。もんもんとしてしまいますよね…
Raku
Raku

自分のチームを、「従業員の状況」と「ビジネスの状況」に分けて考えていく必要があります。

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①何をまず考えるべきか(台風発生時)

まず最初に考えるべきは、従業員の安全!

逆に言えば、安全が確保されないのであれば、出社することを控えるように伝えておきましょう。

ここでいう「安全」というのは、必ずしも「部下の皆さんご自身」の「身体的な安全」だけではないことに注意です。

従業員の安全が脅かされる例

(A) 強風ですぐ電車が止まる沿線沿いに住んでいる。

(B) 駅がめちゃくちゃ混雑してしまい、駅で待っているのも怖いくらい。

(C) 過去に土砂崩れした近辺に住んでいるため、悪天候の時は危険。

(D) 子どもや介護の送り迎え。あるいは休園など。

日本近辺に台風が発生して、近いうちに日本に上陸しそうだな…と思ったら、

そういった部下の状況についても、予め押さえておきましょう。

また、「出社が微妙になった場合」に備え、以下のように聞いておくことが大事です。

チームへの確認例:「台風が接近してきています。出社が難しくなった場合、影響のある業務はありますか?」

顧客(ビジネス)への影響が出るケース

たとえば物流関係の仕事は、遅延が発生する可能性もありますよね。

そういった場合は、営業の観点からの影響も前以て押さえておきましょうね。

チームへの確認例:「台風が上陸した場合、顧客に影響が出そうな業務はありますか?」

中途半端に出社するケースに備えて

これが意外とよくあるんです(笑)

めんどうなケース

  • 朝早くは暴風雨だったけど、出勤時間に落ち着いてきた
  • 当日の夜に台風が来ると見込まれるケース

こういう場合に最も面倒なケースは、電車が止まってしまったり、遅延が発生する場合

帰宅したいのに、なかなか帰れない…

そういった状況を避けるため、オススメしたいのは タクシーが呼べるアプリ

あらかじめスマホにダウンロードしておきましょう。



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②緊急連絡先の把握(前日まで)

いよいよ台風が日本に上陸しそうだということが分かってきました。

そこで次に大事なことは、全員の緊急時の連絡先について把握しておくことです。

もし出勤途中で急に会社に来れなくなったり、予期しない事故に巻き込まれたりした場合には、すぐに連絡してもらうよう予め全員に伝えておきます。

チームへの確認例:「皆様の連絡先は把握していますが、念のため改めて再度緊急連絡先を教えていただけますか?」

 

ここまで伝えれば普通は連絡先を教えてくれるかと思います。

万が一「なんで会社に個人の連絡先を教えないといけないんですか?」と聞かれたら、

「会社として可能な限り事業を継続する必要性があるため、従業員の安否情報が重要になる」と伝えてください。

部下がラインの連絡先を拒否するケース

部署単位で「ラインのグループチャット」が出来るようにしておけば便利ですが…

ラインの連絡先は教えたくない」という従業員も居たりします。

ラインで使用している個人アカウントの名前がニックネームの場合、それを皆に知られるのが嫌だったりするようですね(笑)

そのため、私の部署ではWhatsAppというアプリを使用しています。

https://www.whatsapp.com/?lang=ja

外国人従業員もいる場合、海外でも使用されているアプリなので、こちらの方がラインよりも馴染みやすいかもしれません。

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③在宅勤務のための準備(前日まで)

私の会社では各自それぞれノートパソコンが割り当てられています。

ここは大事なポイントなので、敢えてダメな例を取り上げますね。

NG例:「明日、台風が来そうです。今日中にパソコンを持って帰っておいた方が良いかどうかは、皆様の判断に任せます」

 

しかし…残念ながら部下の判断に委ねてしまうと、「なんとかなるだろ」と思う人がどうしても出てきます。

そして実際明日になり、電車が止まり、会社に来れず仕事が出来ない…といったことが起こるわけです。

Gaaan
Gaaan
残念すぎるな…
自分の指示も曖昧だったので、責められないですしね
Raku
Raku

なので、もう言いきっちゃってください。

OK例:「明日、台風が来そうです。万が一に備え、今日パソコンを必ず持って帰っておいてください

 

細かい話ですが…

人によっては在宅で仕事することを指示すると、「通信費(ネット回線費用)」を要求してきます。

確かに人によっては容量制限のあるプランに入っている人もいるでしょう。

そこは全員に積極的に補填を保証するのではなく、あくまで消極的に&個別に対応するようにしましょう。

個人への確認例:「人事(あるいは上司)に確認しますが、勤務時間分の回線料金を割り出すことはできますか?」

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④台風が上陸した当日

当日は、そもそも無理に出勤しないように!

鉄道会社によっては計画運休という措置を取るにも関わらず、なぜか皆さん駅に集まる…

そして、出社しようとする…

 

私は以下のような文面で部下に通達しました。

先ほどのニュースで、JR全線が午前8時まで運転を見合わせる旨の発表がありました。
電車の運休情報などを確認し、無理して出勤することは避け、安全を優先してください。
私が利用している電車も本日運転を見合わせているため、私は本日自宅勤務します。
すみませんが、皆様の本日の状況を、簡単にご連絡いただけますか?

 

Tokuko (why)
Tokuko (why)
せやな…そうすることで、皆の安否も確認できそうやしな
はい。「手短に」でまずはOKですね
Raku
Raku

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まとめ

今回の内容をまとめると、以下のとおりです。

4つのポイント
① 台風発生時は、まず従業員の個々の事情を再確認
② 台風上陸前日までに、連絡先の確認
③ 台風上陸前日には、パソコンを持って帰るように促す
④ 台風上陸当日には、安否と当日予定の確認

 

可能であれば、この4つのポイントを前以てチームに伝えておいてください。

そうすることで、部下の皆さんも全体像が見えて、余計な不安を拭うことができますよ!

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