台風・悪天候で出勤させる？管理職のためのチェックリストとテンプレート

こんにちは！ラクです。

天気予報で台風接近や大雨警報を見た時、以下のように迷った経験はありませんか？

「チームにどう連絡しよう…」

…と思ったこと、ありませんか？

部下の安全は守りたいけど、お客さんとの約束もあるし、締切もあるし…。

そんな時に慌てないよう、台風の時にやるべきことを順番にまとめました！

まず覚えておきたい大原則

「部下の安全 > 仕事」

これは絶対です。

でも現実問題、「明日お客さんに資料渡す約束してたのに…」「今日中に仕上げないとヤバい案件が…」なんてこともありますよね。

だからこそ、事前に準備しておくことが大切ですね！

考えておくべきポイントは以下の７つです。

1. 安全第一！無理な出社は禁物
2. 従業員の個々の事情を確認
3. 緊急連絡先の確認
4. PCを持って帰るように促す
5. 取引先に「対応が遅れる可能性」を連絡
6. 取引先に「商売への影響が出る可能性」を連絡
7. 帰宅のタイミング

では、より具体的に時系列で行うべきことを見ていきましょう。

【台風3日前〜前日】まずはこれをやっておこう

１. チームメンバーの事情を聞いておく

こんな人がいないかチェックしてみてください：

• 電車がすぐ止まる路線の人
• 子どもの送り迎えが必要な人
• 親の介護をしている人
• 浸水しやすい地域に住んでいる人

こんな感じで聞いてみましょう！

みなさんお疲れさまです！
明日台風が来そうなので、念のため教えてください。

・通勤で心配なことがある人はいますか？
・家庭の事情で早く帰らないといけない人はいますか？
・家でも仕事できる準備はできていますか？
・人事システムに緊急連絡先は登録していますか？

無理はなさらないでくださいね。

２. 連絡手段を確認しておく

• LINEグループやTeamsがちゃんと使えるかチェック
• 人事に登録してある緊急連絡先が最新かどうか確認
• あなたの携帯番号を再度みんなに教えておく

参考：部下がラインを拒否するケース

部署単位で「ラインのグループチャット」が出来るようにしておけば便利ですが…

「ラインの連絡先は教えたくない」という従業員も居たりします。（体験談）

ラインで使用している個人アカウントの名前がニックネームの場合、それを皆に知られるのが嫌だったりするようですね(笑)

以前私が所属していた部署では、ラインの利用を避け、WhatsAppというアプリを使用していました。

海外でも使用されているアプリです。

チーム内に外国人が要る場合は、こちらの方がラインよりも馴染みやすいかもしれませんね。

３. パソコンを持って帰ってもらう

軽く声かけするだけでOK！

台風に備えて、念のためパソコン持って帰ってもらえますか？
家からでも仕事できるように準備しておいてくださいね。
（ VPNのつなぎ方も改めて確認を）何かあったらご連絡ください。

４．影響のありそうな業務を事前に確認

たとえば物流関係の仕事は、遅延が発生する可能性もありますよね。

そういった場合は、「顧客との商売に影響の出そうなもの」についても、管理職として把握しておきましょう。

チームへの連絡方法の例は以下のとおりです。

「２日後は台風が直撃するため、顧客とのビジネスに影響があるかも知れません。現在担当している顧客の商売で、影響がありそうなものは私までご連絡ください。また、顧客への事前連絡もしておいてください」

また、必要に応じて、顧客への連絡も以下のように入れておきましょう。

（以下は「配送が遅れる可能性」を顧客に伝える例です。）

件名：悪天候による配送遅延の可能性について

KNM貿易株式会社　斎藤様

平素より大変お世話になっております。株式会社（貴社名）の（あなたの名前）でございます。

明日、悪天候が予報されており、大雨が見込まれております。この影響により、一部の従業員が出社できない可能性があり、配送業務に遅延が発生する恐れがございます。

ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんが、予めご了承くださいますようお願い申し上げます。なお、状況が変わり次第、速やかにご連絡させていただきます。

何かご不明点やご質問等がございましたらご連絡ください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

５．必要に応じて、顧客に事前連絡

台風が来ることや悪天候が分かった段階で、必要に応じて取引先などへ連絡を入れておきましょう。

件名：悪天候による業務への影響について

KNM貿易株式会社
斎藤様

お世話になっております。株式会社○○の営業部です。

明日〇月ｘ日は、天気予報によりますと大雨が予想されており、悪天候の影響で一部の従業員が出社できない可能性がございます。これにより、お問い合わせやご依頼への対応が通常より遅れる場合がございますことを、予めご承知おきいただきたく存じます。

皆様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。状況が改善次第、速やかに対応いたしますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。

ご不明点や緊急のご用件がございましたら、以下の連絡先までご連絡いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

株式会社○○
営業部
電話：xxx-xxxx-xxxx
メール：example@example.com

【台風当日の朝】どうする？判断の時

１. 朝イチで状況チェック＆指示出し

朝6〜7時頃 ニュースと乗換案内をチェックして、３パターンで判断しましょう。

２. 大事な仕事への影響をチェック

朝の会を通じてでも良いので、今日やらなきゃいけないことをチームと確認しましょう。

• 今日締切の資料
• お客さんとの打ち合わせ
• 今日行う予定だったもので、天候の影響を受けそうなこと（商品の配送など）

３．帰る時間を考える

お昼3時頃には、天気および電車の運行状況を再度チェックしましょう。

• 悪くなりそう → 早めに帰る指示
• 良くなりそう → 普通に仕事続行
• よくわからない → 各自で判断

最後の「各自で判断」ですが、案外大事です。

すべてをマネージャーが考えられるわけでもありません。

また、個々に事情などがあるケースもあります。

非常時なので、スタッフに任せるという選択肢はアリです。

その場合、PCなどを再度自宅に持って帰ってもらうといったことも検討しましょう。

通勤は原則として従業員の自己責任

台風・悪天候時の対応では、法律上は「通勤は従業員の自己責任」が原則です。

しかし実際には：

1. 事前に危険が予測できる状況で出勤を強制すれば安全配慮義務違反のリスクが高い
2. 違反が認められれば高額な損害賠償を求められる可能性がある
3. 労働安全衛生法により禁止されている作業もある
4. 企業の社会的評価やブランドイメージへの悪影響も考慮すべき

つまり、法的には「絶対に出勤させてはダメ」というわけではありませんが、リスクを避けるためには従業員の安全を最優先に考えた判断をすることが賢明だということですね。

管理職のためのチェックリスト

【事前にやること】

• □　メンバーの個人的な事情を聞いておく
• □　連絡先をお互い確認
• □　パソコン持ち帰りをお願い
• □　影響のありそうな業務を事前確認
• □　必要に応じて顧客に事前連絡

【当日朝】

• □　天気と電車をチェック
• □　出勤するかどうか決めて連絡
• □　今日の大事な仕事を確認
• □　必要に応じて顧客に状況を連絡

【当日中】

• □　必要に応じて顧客に現状を再連絡
• □　帰るタイミングを図る（必要なら早めに帰宅）
• □　今日の大事な仕事を確認
• □　必要に応じて顧客に状況を連絡

最後に…

台風の対応って、毎回「どうしよう…」って思いますよね。

でも事前に準備しておけば、慌てることなく、チームのみんなも安心して過ごせます。

一番大切なのは、「みんなの安全第一」という気持ちを伝えることです。

この記事が、次の台風の時に少しでも役立てば嬉しいです！

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