メール送信後に後悔しないためのコミュニケーション戦術！【管理職必見】

こんにちは！ラクです。

メールを送信した瞬間、
なんとなく嫌な予感がする。

翌日、
チームの反応がいつもより
冷たい気がする。

そして数日後、
「あのメール、まずかったな…」
と気づく。

そんなこと、ありませんか？

でも、
失敗から学ぶことはできます！

この記事では、
私自身が試行錯誤しながら
身につけてきた

「次はもう少しマシなメールを
書くための方法」
を共有します！

今回はマネージャー視点の内容ですが、
そうでない人たちにとっても、
お役に立てる内容かなと思います。

完璧な内容にするのではなく、
できるだけ失敗を減らす方法です。

もしあなたも、
コミュニケーションで悩んでいるなら、
一緒に考えていきましょう！

はじめに…

今回のブログは、
前々回からの続きです！

この前々回のブログでは、
私が自分のチーム対して、

「会社の方針だから！」

そんな感じで突っぱねてしまい、
失敗したメールをご紹介しました💦

　

さらに、前回のブログでは、

「会社の方針を
部下に伝えるときには
ちゃんと説明しないと
いけないことがある」

そんな話でした。

前回ブログの結論は、
以下のとおりです。

1. 会社の方針は一般論
2. だから自分（管理職）は、個別具体的に考える必要がある
3. 実行方法の選択肢は複数ある
4. 自分が選んだ影響を受けるのは、自分と自分のチーム
5. よって、部下への伝え方は慎重に！

　

今回は、私の失敗を機に…

どのようにして
自分のチームに対して
会社の方針を伝え、
理解してもらい、

そのうえで、
どういったアクションを
取るべきか

…という点について、
メールの書き方含めて、
考えていきます！

実践！３つのフェーズ

まず、大まかな流れを
以下のとおりまとめてみます。

このように、
まずは「準備フェーズ」で
自分の思うことを
なるべく冷静にまとめます。

次に、「対話フェーズ」で
その自分のまとめを周りに
聞いてもらって、
他の見方が無いか確認します。

それが終わったら
「実行フェーズ」に移り、
すべてをメールの形にまとめて
一晩寝かせてみます。

寝かせてみて、ヘンなところがあれば
追加・削除・修正して、
それから送る…というのが、
最も安全なプランですね。

慎重さが求められる５つの状況

まず、以下の条件に
一つでも当てはまるなら…

７つのステップを踏む
時間をかける価値があります。

• 影響範囲が広い
• 感情的になっている
• 対立や摩擦が予想される
• 答えが分からない
• 後から取り消せない

もう一度載せておきますね。

この「冷えて肩凝った鳥」に
当てはまる場合には、

できるだけ以下の７ステップを
踏むことが望ましいでしょう。

判断のためのフローチャート

もし、さらに簡素化したいなら、
以下のフローチャートを辿って、
場合分けしてもいいかと思います。

これなら、どういった場合に
どのフェーズを重視するべきかが
より分かりやすくなりますね。

【私の実例：メールの種類別】

実際に私がどう使い分けているか、具体例で示します：

パターンA：定例の業務連絡

「明日の朝会は10時からです」 → ステップなし（そのまま送る）

パターンB：ちょっとした依頼

「今週中に、先週の案件の進捗を教えてください」 → ステップ7だけ（下書き保存して、翌朝見直す：3分）

パターンC：個人へのフィードバック

「先日の顧客対応、ちょっと気になった点があります」 → ステップ1-3, 7（感情を整理して、一晩待つ：15分）

パターンD：チーム全体への方針変更

「今後の営業とCSの役割分担について」 → 7つ全部（1時間）← 今回の失敗メールの類

パターンE：部門間の調整が必要

「営業からの引き継ぎ要請について」 → 7つ全部（1時間）

今回のまとめ

なぜここまで慎重になるべきか？

それについては、

このメールが
失敗したら、

どれくらいの
時間を失うか？

そこを考えてみるといいですね。

かたや、７つのステップに
費やす時間は、せいぜい１時間程度です。

どちらが効率的か…というところですね。

ご興味ありましたら、
是非このシリーズの最初ブログも
見てみてくださいね！

職場のトラブルランキング