台風が接近!部下や従業員を「無駄に悩ませない」ための4つのポイント

こんにちは!ラクです。

そろそろ台風がたくさん発生する季節。

天気予報を見て…「あぁ…台風が来るんだ。ウチのチームの人に、もう連絡しておいた方が良いかな…何から伝えよう…

…って思うこと、ありますよね。

 

逆に言えば、他の従業員やあなたの部下も迷っています。

連絡方法やタイミングなど…どうしたらいいのか分からないんです。

 

だからこそ、このような時は特に管理者の真価が問われます。

でも…心配無用です!これからお伝えする4つのポイントを押さえておけば、基本はOKです!

よくあるケース

ケーススタディ
天気予報を見たら、台風が近づいてきていることが分かった。上司や総務などからの連絡を待つか…それとも今のうちから自分でもアクションを取った方がいいのか…

 

会社によっては連絡体制がキチンとしているところもあるかと思います。

しかし、そんな場合でもあまりそういった内部での連絡網に頼りすぎるのも禁物。

自分の担当するチームだけの特別な事情がある可能性もあります。

Tokuko (why)
Tokuko (why)
うーん… せやな。梅雨明けくらいからちょっと気になってくるなぁ…
夏の中頃になって台風が続くと、まぁ対応も慣れてくるんですけどね
Raku
Raku

①何をまず考えるべきか(台風発生時)

まず最初に考えるべきは、従業員の安全!

強風ですぐ電車が止まる沿線に住んでいる人や、過去に土砂崩れが発生した近辺に住んでいる人がいたりします。

また、子供がいたり介護している家族が要る場合は、送り迎えに影響が出たり、休園になったりする可能性もあります。

なるべく前以て、そういった個々の状況を把握しておくことが大事です。

日本近辺に台風が発生して、近いうちに日本に上陸しそうだな…と思ったら、まず自分のチームの状況について確認しておきましょう。

確認の仕方:「台風が接近してきています。実際に台風が日本に上陸した場合、出勤や仕事にどういう影響がありそうでしょうか?」

 

 

②緊急連絡先の把握(前日まで)

いよいよ台風が日本に上陸しそうだということが分かってきました。

そこで次に大事なことは、全員の緊急時の連絡先について把握しておくことです。

もし出勤途中で急に会社に来れなくなったり、予期しない事故に巻き込まれたりした場合には、すぐに連絡してもらうよう予め全員に伝えておきます。

確認の仕方:「皆様の連絡先は把握していますが、改めて再度緊急連絡先を教えてください。万が一に備えるためです。」

 

(ここまで伝えれば普通は連絡先を教えてくれるかと思いますが、万が一「なんで会社に個人の連絡先を教えないといけないんですか?」と聞かれたら、「会社として可能な限り事業を継続する必要性があるため、従業員の安否情報が重要になる」と伝えてください。)

部署単位で「ラインのグループチャット」が出来るようにしておけば便利ですが、「ラインの連絡先は教えたくない」という従業員も居たりします。

ラインで使用している個人アカウントの名前がニックネームの場合、それを皆に知られるのが嫌だったりするようですね(笑)

ちなみに私の部署ではWhatsAppというアプリを使用しています。

https://www.whatsapp.com/?lang=ja

外国人従業員もいる場合、海外でも使用されているアプリなので、こちらの方がラインよりも馴染みやすいかもしれません。

③在宅勤務のための準備(前日まで)

私の会社では、各自それぞれノートパソコンが割り当てられています。

ここは大事なポイントなので、敢えてダメな例を取り上げますね。

NG例:「明日、台風が来そうです。今日中にパソコンを持って帰っておいた方が良いかどうかは、皆様の判断に任せます」

 

しかし…残念ながら部下の判断に委ねてしまうと、「なんとかなるだろ」と思う人がどうしても出てきます。

そして実際明日になり、電車が止まり、会社に来れず仕事が出来ない…といったことが起こるわけです。

Gaaan
Gaaan
残念すぎるな…
自分の指示も曖昧だったので、責められないですしね
Raku
Raku

なので、もう言いきっちゃってください。

OK例:「明日、台風が来そうです。万が一に備え、今日パソコンを必ず持って帰っておいてください」

 

細かい話ですが…人によっては在宅で仕事することを指示すると、「通信費(ネット回線費用)」を要求してきます。

確かに人によっては容量制限のあるプランに入っている人もいるでしょう。そこは全員に積極的に補填を保証するのではなく、あくまで消極的に&個別に対応するようにしましょう。

④台風が上陸した当日

当日は、そもそも無理に出勤しないように

鉄道会社によっては計画運休という措置を取るにも関わらず、なぜか皆さん駅に集まる…

そして、出社しようとする…

 

私は以下のような文面で部下に通達しました。

連絡の仕方:先ほどのニュースで、JR全線が午前8時まで運転を見合わせる旨の発表がありました。電車の運休情報などを確認し、無理して出勤することは避け、安全を優先してください。私が利用している電車も本日運転を見合わせているため、私は本日自宅勤務します。すみませんが、皆様の本日を手短にご連絡いただけますか?

 

Tokuko (why)
Tokuko (why)
せやな…そうすることで、皆の安否も確認できそうやしな
はい。「手短に」でまずはOKですね
Raku
Raku

まとめ

今回の内容をまとめると、以下のとおりです。

4つのポイント
① 台風発生時は、まず従業員の個々の事情を再確認
② 台風上陸前日までに、連絡先の確認
③ 台風上陸前日には、パソコンを持って帰るように促す
④ 台風上陸当日には、安否と当日予定の確認

可能であれば、この4つのポイントを前以てチームに伝えておいてください。

そうすることで、部下の皆さんも全体像が見えて、余計な不安を拭うことができます!


今回はここまでです!

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