「なぜ自分の部署だけ忙しいんですか?」という部下の声に対処!

こんにちは!ラクです。

「なぜウチだけ忙しいんですか!?」と、

部下に指摘されること…ありませんか?

Tokuko (Kirari)
Tokuko (Kirari)
うーん、せやなぁ。特に隣の部署が早く帰ってたりすると、尚更なぁ…
そうそう、そうなんですよね。まさに「隣のバラが赤く見える」状態です
Raku
Raku

 

「自分の部署だけ忙しい」と感じるのは、

仕事の割り振りが不公平だと感じるから。

今回はそのような状況に対して、

どのように考え、どう対処すべきかをお伝えします!

応援に行く?

「不公平」という点だけを考えるのであれば、たとえば以下のように考えませんか?

早く帰れている部署は、こっちの部署に応援に来てもらうべき

…この指摘は、もっともですよね。

でも、ちょっと逆説的なのですが、

では仮に自分の部署が落ち着いてラクになったとします。

 

それでも、まだ他の部署はバタバタ慌ただしくしているかもしれません。

 

その忙しい部署の応援に行くでしょうか?

Tokuko (shock)
Tokuko (shock)
ぐはっ!でも応援に行ったら、結局早く帰れなくない?
そうそう、そうなんですよね…
Raku
Raku

 

自分がラクになって、他の部署を助けないといけなくなると、

「なんでウチの部署は早く帰れるのに、よその部署を助けなきゃいけないんだよ!」

…という風に考えませんか?

もともとはその不公平さで自分が苦しんでいた。

そのときは「他部署から応援が欲しい」と思っていた…

 

それににも関わらず、自分がいざ楽になり、

忙しい部署に異動させられそうになったら…

相手部署に対して「もっと自助努力してよ!」って思う人もいます。

 

自分の部署が忙しかった時は、自助努力で何とかできなかったことを

平気で忘れてしまう人もいるんですよね。

結局、同窓会と同じ

同窓会に出ると‥‥

「アイツ、また出世したのかよ」とか、

「あの子、お金持ちと結婚して随分幸せそう」とか、

「やっぱり結婚なんてするんじゃなかったな」とか。

まぁ色々思いますよね(笑)

単純な話、自分と相手を比較してしまう。

しかし、そもそも…自分の部署が「忙しくて残業が多い」ということについて、

他人や他部署と単純比較なんて絶対に出来ないもの。

内容だけでなく、季節性や重要性、スタッフの質…それまでの経緯や努力…

あまりにも異なる要素が多すぎるから。

それにも関わらず、近くにいるとやっぱり比較してしまう。

ついつい「隣のバラが赤く」見えてしまう。

 

「なぜ自分の部署だけが!」などという人は、

「自分の部署が忙しくて早く帰れない」ことと、「他部署が早く帰っている」ことが、

別問題ということに気づけません。

部下への対応

すぐに行ってはいけないのは「全体会議」です。

そうすると、誰か意見の強い人がガーーーっとエスカレートしてしまい、

周りがそれに追随して収集がつかなくなるなんてことも考えられます。

そこで、オススメは「匿名のアンケート」です。

以下はアンケートの質問例です。

  • 具体的にどのような問題がありますか?
  • 忙しさの原因は何だと思いますか?(仕事の過負荷、スキル不足、業務プロセスの改善が必要など)
  • 他の部署との協力やコミュニケーションに関して、どのような問題があると感じますか?
  • チーム内のタスクや責任の割り振りについて、公平性についてどのように思いますか?
  • チームのワークライフバランスについて、どのような課題がありますか?(残業や休暇の利用について)
  • マネージャーのサポートについて、どのような改善点があると思いますか?
  • あなたが提案するとしたら、チーム全体の状況を改善するためのアイデアは何ですか?
  • 最後に、その他のコメントや提案があれば、自由に記入してください。

たとえば以下のようなサイトを使うのも手です。(無料で使えます)

SurveyMonkey: 世界で最も愛される無料のオンライン アンケート ツール

匿名のアンケートを取ることにより、個々が思うことが「データ」として記録に残ります。

アンケート後、まず個別に

アンケートが終わったら、次は部下と1対1で話す機会を設けてみましょう。

もちろん匿名の内容なので、どれが当人の回答か聞いてはいけません。

しかし、なるべくオープンに、特に事実にフォーカスするようにしましょう。

ポイントは以下のとおりです:

1.部下の現状を「事実」ベースで聞く

2.あるべき姿を見定める

3.自分がマネージャーとして、協力できる範囲を示す

4.減らせる業務や止められる仕事が無いかを確認する

5.どうしても減らせそうに無い場合、自分の上司にも相談する

 

ぜひ、≫コーチング手法ついて紹介しているブログもご覧ください。

具体的にどのような感じで部下と会話を進めていけば良いかをご紹介しています。

 

個別の話が終わって、それぞれの話を聞き終えたら、

その後で必要に応じて、チームミーティングを行い、

決定事項を伝えるという流れにしましょう。

Tokuko (Kirari)
Tokuko (Kirari)
確かに。まぁ人員を借りてくることもできるやろうけど、例えば派遣雇うとかもアリやろうしな…
そのとおりですね。事実にフォーカスしないと、解決策が広がらないので…
Raku
Raku

部下の心を知る

「なぜ自分の部署だけこんなに忙しいんだろう?」

…この問いに直面するたび、私たちはしばしば不公平さを感じ、フラストレーションが溜まっていきます。

(ラクとトクコのいる職場~ストーリー編より)

特に、部下からこのような不満が直接ぶつけられた時、適切に対応するのは容易ではありません。

そこで、アドラー心理学の学びが大きな助けとなります。

アドラー心理学は、人間関係の課題を乗り越え、コミュニケーションを改善するための洞察を提供してくれます。

特に、「劣等感」と「共同体感覚」に関するアドラーの理論は、部下との関係改善に役立ちます。

たとえば、以下のような考え方ができるようになります。

1. 劣等感の理解

部下が自分の居場所を見出せずにいる場合、何らかの形で劣等感を感じている可能性がある。

2. 目標指向の振る舞いの理解

部下が不満を感じている時、自分の目標に対して不確かであるか、目標が達成されていないことに対する反応かもしれない。

3. 社会的関心の育成

部下が自分の居場所や貢献を認識できていない場合、社会的関心を十分に発揮できていないことを示すかもしれない。

4. エンカレッジメント(奨励)

部下の能力や貢献を認識し、肯定することで、自己効力感を高め、積極的な変化を促すプロセスを考慮できる。

このような考え方を身につけるには、≫【日本統合医学協会】アドラー心理学検定1級講座が役立ちます。

講座の特徴

  • オンライン講座なので、いつでも受講可
  • 期間は最大3か月間
  • 日本統合医学協会が監修する講座
  • 受講料50,000円のところ、Web申込だと19,800円!(2024年2月現在)

大切なのは、上司側もしっかりと学び、そのマインドを持っていることです。

リーダーやマネージャーが部下の感じる居場所の喪失や貢献の不足を認識し、調和のとれた職場環境を築くこと…

それが個々の従業員の満足度と生産性の向上に繋っていきます。

心理学を学ぶ方法~Part 2~

心理学を学ぶのであれば「米国NLP協会認定NLP資格者」を目指すのもひとつです。

同資格者の排出数が国内No.1 であり、かつ受講生満足度も98%と非常に高いのは、ヒューマンアカデミーだそうです。

同じ「心理学」であってもコースは多岐にわたりますが、一例を以下に載せておきます。

  • 米国NLP協会™認定 NLPプラクティショナー講座 月々8,800円から
  • TA(交流分析)カウンセラー養成講座 月々3,000円から
  • マインドフルネス講座 月々3,400円から

でも…

普段忙しいし、お金もかかるし…

すぐに申し込むのは躊躇しますよね…

そういう人のため、まず無料デジタルパンフレットがあります。

申し込むと以下のようなメールがすぐに届いて、中身を見られるようになります。

 

私も申し込んだところ、以下のようなデジタルパンフレットがすぐに届きました。

内容はここには掲載できませんが、受講生が授業を受けている様子が楽しそうでした!

大人になってからの学び直しは、ちょっと学生気分を味わえそうでワクワクしそうです(笑)

(ちなみに、無料デジタルパンフレットや無料セミナーは以下から。)

ヒューマンアカデミー

やっぱりこうやって調べてみないと、分からないことも多いですね…!

自分を知る

実際に部下と対談するとき、すべてがうまくいくとは限りません。

むしろ、うまくいかないと思っておく方が良いでしょう。

そうなったとき、結局頼れるのは自分だけです。

私は ミイダス という転職サイトを利用して、無料の「コンピテンシー診断」を受けました。

以下が結果内容で、このように1枚のPDF形式で分かりやすく示してくれます。

本紙には丁寧に説明文もあり、この結果から以下が分かります。

この表から読み取れることの例

  • 私はどうも人当たりとチームワークが弱いらしい。部下がピリピリするような態度を私の方で取っているかもしれない。
  • 私は問題解決力とオーガナイズ能力は強いらしい。キチンと筋道を立てれば、話し合いを有利に運べるかもしれない。

結局のところ、他人に目が行ってしまうがあまり、自分のことを知ることが疎かになっていたんです。

自分の好き嫌い、得手不得手、自分の立場、考え方…

自己理解があれば、困難な状況を切り抜け、難しい人をうまく扱うようにできるようになります。

自己認識によって、難局を切り抜ける

そのまさに実例とも言えるケースが、コンピテンシー診断の使用例13個と口コミを見ても同様に見受けられたりします。

Tokuko
Tokuko
ぜひ今できること、試してみてね!
頑張ってください!
Raku
Raku

にほんブログ村 その他生活ブログ 人間関係へ
にほんブログ村