こんにちは！ラクです。
「あの人、会議するのヘタなんだよなぁ…」
…って、自分が思うこともあるし…
何より自分もそう思われれていないか…
時々心配になりませんか？
今回は、「これだけは最低押さえておきたい」というところを中心に
シンプルなお話していきたいと思います！
実際にあったケース
せっかく多数の人に集まってもらって会議をしたにもかかわらず、
このようにグチャグチャっとしてしまうなんてことは、珍しくはありません。
もちろん「根回し」や「事前交渉」などといった対策も有効なことはありますが、
そういった会議は自然だとは思いませんし、時間の無駄なんじゃないかなと思います。
トヨタでは、以下のような張り紙があるようです。
個人的には、逆にここまで徹底させると肩が凝りそうだなぁと思うものの、
会議をやると決めて会議をやるのであれば、なるべくそこで出た発言については、
うまくまとめていって、気持ちよく終われたらなぁと思います。
会議の終わりにみんなが思いたいのは、
「この会議は、有益だったな。無駄じゃなかったな」
…ということなので、それを押さえておくことが何より大事だったりします。
グダグダになる３つの理由
会議がヘタだなぁと思われる人たちには、いくつか共通点があります。
①仕切らない
ただその会議を開くだけで、なんとなく流れに任せてしまうパターンです。
「なんのための会議だっけ」とか、
「この会議、どう終わればいいんだろ」とか、
内心みんな不安に感じながら会議に参加することになります。
②中身をまとめない
会議の参加者が発言をしていく中で、発言だけがバンバン飛び交い、
「そういえばなんでこんな話になったんだっけ」とか、
「いや、さっきそれ私言ったよね？」とか、
会議の流れや話した内容自体が空中分解していくこともあります。
③自由さがない
上の ①と②を意識しすぎて、逆にマジメでガチガチな雰囲気になり過ぎてしまうパターンです。
「あれ？もしかしてこの会議もう結論決まってる？」とか、
「なんか急かされている感じがするなぁ」とか、
場合によっては会議のあるべき姿を意識してしまうがあまり、自由な発言が損なわれるケースですね。
どうすればいいか？
もう一度ケーススタディを見てみましょう。
そこで、大事なポイント３つ！
② みんなが見えるメモを取る
③ ある程度、雑でいい
例えば冒頭で、以下のように言ってみることです。
みんなが「見える」状態に
大事なのは、「議会進行が見える状態」にしておくことです。
逆に言うと、「分からなくなるから、グダグダになる」んです。
ただ、ここで言っているのは、事前に用意しておくスライドを見せることなどではありません。
その都度、その会議の現状を見えるようにしておくことが大切です。
例えば以下のような感じです：
- 自分のパソコンでExcelなどに意見をその都度書き残して、内容をスクリーンに映す
- ホワイトボードでも白紙でも何でもいいので、意見をその都度書き残す
- スクリーンもホワイトボードも無ければ、紙を中央において、書き残す
これだけで会議がすごくまとまってきます。
何ならその内容をみんなで見ながら、誰かが勝手にまとめ始めてくれたりします。
でも、ほとんどの人がコレをやってないんですよね…
かなり非効率というか、もったいないです。
「会議で出た発言について、みんなが見えるようにメモを取っていく」
そうするだけで、各参加者においても「自分の言葉が形となって残る」感覚が得られます。
これをすることにより、各自が「自分にとって有意義な会議だ」と思ってくれるようになります。
このことは、以下のようなメリットを生み出します。
② 会議の内容を都度まとめなくても、既にみんな状況を把握している
③ 会議の形式を気にしすぎなくても、話ができる
可視化のその他メリット
さらに言えば、「目の前で記録」を行っていくことで、それぞれの人の発言がキチンと残るとうことです。
各自の発言が空中分解せず、記録に残ることは、大切なことです。
「あれ？自分の言ったことが無視されてる？」
そんな風に思われることがなくなるからです。
また、このことは同様の発言を回避することに繋がったり、
同じようなテーマの話題に戻ってくることを防げます。
会議を可視化することで、コミュニケーションが円滑になり、効率化されることで、
参加者のストレスを下げることができます。
１００会議があれば、１００個とも同じものはありません。
しかしその１００ある会議において、
「この会議は、有益だったな。無駄じゃなかったな」
そう個人個人に思ってもらうには、「自分の発言が、会議に影響した」「自分の会議が記録に残った」…
そんな会議の場合が多いのではないでしょうか。
