「パッとしない会議進行だなぁ…」を改善する３つのコツ

こんにちは！ラクです。

「あの人、会議するのヘタなんだよなぁ…」

…って、自分が思うこともあるし…

何より自分もそう思われれていないか、時々心配になりませんか？

あまりにガチガチに形式ばった会議になっても、

参加者の意見を促すことにはなりません。

一方で、あまりにユルユルな環境でやったとしても、

なぁなぁな感じで会議が終わってしまい、会議の目的を見失ってしまいます。

今回は、「これだけは最低押さえておきたい」というところを中心に

お話していきたいと思いまっす！

 

実際にあったケース

 

少なくとも２人以上の人がわざわざ時間を合わせて、

時間をある程度確保した上で行う…それが会議です。

意見が出過ぎても、意見が出なさ過ぎても、会議にならない…

ただ、あまり難しく考えるよりも、

「結局は人間同士の会話」

それを押さえておくことが何より大事だったりします。

会議がヘタな人の共通点

会議がヘタだなぁと思われる人たちには、いくつか共通点があります。

 

まず、①会議を仕切ることを、あまりしない人

ただその会議を開くだけで、なんとなく流れに任せてしまうパターンです。

「なんのための会議だっけ」とか、

「この会議、どう終わればいいんだろ」とか、

内心みんな不安に感じながら会議に参加することになります。

まず、②会議の中身をまとめていくのがヘタな人

会議の参加者が発言をしていく中で、発言だけがバンバン飛び交い、

「そういえばなんでこんな話になったんだっけ」とか、

「いや、さっきそれ私言ったよね？」とか、

会議の流れや話した内容自体が空中分解していくこともあります。

最後に、③会議という形にとらわれ過ぎな人

上の ①と②を意識しすぎて、逆にマジメでガチガチな雰囲気になり過ぎてしまうパターン。

「あれ？もしかしてこの会議もう結論決まってる？」とか、

「なんか急かされている感じがするなぁ」とか、

会議のあるべき姿を意識してしまうがあまり、自由な発言が損なわれるケースですね。

どうすればいいか？

もう一度ケーススタディを見てみましょう。

 

そこで、大事なポイント３つ！

 

例えば冒頭で、以下のように言ってみることです。

 

オンラインの会議なら自分のパソコンでExcelに意見をその都度書き残していく。

パソコンを使わない会議ならホワイトボードでも白紙でも何でもいいので、意見をその都度書き残す。

大事なのは、「みんなが見える状態」にしておくことです。

これだけで会議がすごくまとまってきますし、

何ならその内容をみんなで見ながら、誰かが勝手にまとめ始めてくれたりします。

でも、ほとんどの人がコレをやってないんですよね。

かなりもったいないことです…

「会議は、人間同士の会話の延長上に在るもの」です。

人間的な感情を踏まえると、「記録」というだけで３つのハッピーな状態が生まれます！

 

最後に…

会議の効率がどうとか、トヨ〇の会議は３０分とか、

もっともらしいことがまとめられてはいます。

しかし、そもそもそこに集まる人間自体だったり、

会社の雰囲気だったり、達成しないといけない目標だったり…

１００会議があれば、１００個とも同じものはありません。

そしてもっと大切なのは、繰り返しになりますが、

結局は人間同士の会話なんですよね。

だからまぁ…

ギスギス感があるなら中断したり…

集中できてないなら日を改めたり…

結論が出てなくても、途中まで進んだということでOKとしたり…

そういった「余裕」とか「余白」も、実はとても大事です。