「パッとしない会議進行だなぁ…」を改善する3つのコツ
こんにちは!ラクです。
「あの人、会議するのヘタなんだよなぁ…」
…って、自分が思うこともあるし…
何より自分もそう思われれていないか、時々心配になりませんか?




あまりにガチガチに形式ばった会議になっても、
参加者の意見を促すことにはなりません。
一方で、あまりにユルユルな環境でやったとしても、
なぁなぁな感じで会議が終わってしまい、会議の目的を見失ってしまいます。
今回は、「これだけは最低押さえておきたい」というところを中心に
お話していきたいと思いまっす!
実際にあったケース




少なくとも2人以上の人がわざわざ時間を合わせて、
時間をある程度確保した上で行う…それが会議です。
意見が出過ぎても、意見が出なさ過ぎても、会議にならない…
ただ、あまり難しく考えるよりも、
「結局は人間同士の会話」
それを押さえておくことが何より大事だったりします。
会議がヘタな人の共通点
会議がヘタだなぁと思われる人たちには、いくつか共通点があります。
まず、①会議を仕切ることを、あまりしない人
ただその会議を開くだけで、なんとなく流れに任せてしまうパターンです。
「なんのための会議だっけ」とか、
「この会議、どう終わればいいんだろ」とか、
内心みんな不安に感じながら会議に参加することになります。
まず、②会議の中身をまとめていくのがヘタな人
会議の参加者が発言をしていく中で、発言だけがバンバン飛び交い、
「そういえばなんでこんな話になったんだっけ」とか、
「いや、さっきそれ私言ったよね?」とか、
会議の流れや話した内容自体が空中分解していくこともあります。
最後に、③会議という形にとらわれ過ぎな人
上の ①と②を意識しすぎて、逆にマジメでガチガチな雰囲気になり過ぎてしまうパターン。
「あれ?もしかしてこの会議もう結論決まってる?」とか、
「なんか急かされている感じがするなぁ」とか、
会議のあるべき姿を意識してしまうがあまり、自由な発言が損なわれるケースですね。
どうすればいいか?
もう一度ケーススタディを見てみましょう。




そこで、大事なポイント3つ!
② みんなが見えるメモを取る
③ ある程度、雑でいい
例えば冒頭で、以下のように言ってみることです。
オンラインの会議なら自分のパソコンでExcelに意見をその都度書き残していく。
パソコンを使わない会議ならホワイトボードでも白紙でも何でもいいので、意見をその都度書き残す。
大事なのは、「みんなが見える状態」にしておくことです。
これだけで会議がすごくまとまってきますし、
何ならその内容をみんなで見ながら、誰かが勝手にまとめ始めてくれたりします。
でも、ほとんどの人がコレをやってないんですよね。
かなりもったいないことです…
「会議は、人間同士の会話の延長上に在るもの」です。
人間的な感情を踏まえると、「記録」というだけで3つのハッピーな状態が生まれます!
① 自分の発言が、記録として残ってるとハッピー
② 他の人の言ったことを聞き逃すこともあるから、記録があるとハッピー
③ なんとなく会議の達成感があるから、記録があるとハッピー
最後に…
会議の効率がどうとか、トヨ〇の会議は30分とか、
もっともらしいことがまとめられてはいます。
しかし、そもそもそこに集まる人間自体だったり、
会社の雰囲気だったり、達成しないといけない目標だったり…
100会議があれば、100個とも同じものはありません。
そしてもっと大切なのは、繰り返しになりますが、
結局は人間同士の会話なんですよね。
だからまぁ…
ギスギス感があるなら中断したり…
集中できてないなら日を改めたり…
結論が出てなくても、途中まで進んだということでOKとしたり…
そういった「余裕」とか「余白」も、実はとても大事です。



