「あれ?前に教えたよね?」業務の引継ぎがうまく行かない理由

こんにちは!ラクです。

今回は…「あれ?前に教えたよね?」業務の引継ぎがうまく行かない理由…という話!

 

 

Tokuko (why)
Tokuko (why)
うーん。これはあるな。
そうですね…例えばどんなことがありますか?
Raku
Raku

 

Tokuko (why)
Tokuko (why)
せやねー…なんか相手が思ったより理解してないって感じのときが多いかな~…
なるほど…
Raku
Raku

 

引継ぎを行う側がよく思うことは、こんな感じじゃないでしょうか?

■あれ?前に言ったよね?

■おや?意外とこの程度のことが理解出来ない?

■なんか、やる気も感じられないんですけど…

 

なんでこんなに理解が遅いんだろう・・・

これだけ時間と労力を使ったのに、思ったより分かってくれてない…

また最初から教えなきゃいけないのかなー・・・

こ…こんなはずでは…

 

振り返ってみると…

 

自分自身も他の人から業務を引き継いだこと、ありますよね?

そのときはこんな風に思いませんでしたか??

 

■この人、なんて教えるのがヘタなんだろう!

■まずは全体像を教えてくれないと分からない…

■エラソーな態度。この人、一体何様・・・

 

Tokuko (shock)
Tokuko (shock)
ある!これは…あるで!!
えらく激しく同意してますね、トクコさん・・・(-_-;)
Raku
Raku

 

でもだからこそ・・・

自分自身が引継ぎを受けた時の苦い経験を基に、「自分が引継ぎを行うときには、こんなダメダメなやり方で引き継ぐことはしないぞ!」と息巻いて・・

できるだけ丁寧に、分かりやすく相手に話して・・・態度もエラソーにしないようにして・・

それでもやっぱり、引継ぎがうまくいかない。

 

こ…こんなはずでは…

 

マジメな人ほど…?

マジメな人ほど、自分に対して厳しく、そして相手に対しても厳しいもの。

特に…「自分はできるのに、相手ができない」… 引継ぎのときには余計にそう思いがち。

そういう時こそ、無意識に相手に求めてしまうのは、以下のようなことなんですよね。

 

無意識に期待すること

「この人はもう何度も会議に出ているから、分かるはず

「この人にはもう何度も業務を伝えたから、知ってるはず

「新しい仕事なんだから、やる気もあるはず

 

そんな、独り相撲・・・になってしまってませんか?

例えば、自分がスポーツを観ているのと、自分がスポーツをしているので、全然習熟度は違いますよね。

仕事になると、ついついそのことを忘れがち。

「あーやるんだよ、こーやるんだよ」って…教える側が必死に伝えていても、

本人がどこまで分かっているのかは分かりませんよね。

 

どうしても…「うまく・丁寧に教える」という気持ちや教え方ばかりに気を取られてしまって、

「相手がどこまで理解しているか」ということをちゃんと確かめることを、あまり行うことが無いんですよね。

オススメの方法!

人に教える場合、以下のフローに沿ってやることが多いですよね。

 

でも今後はぜひ、以下のようにひとつだけ余分に工程を挟んでみてください。

たったこれだけで習熟度は大きく変わってきます。

 

 

つまり、

自分の教えたことを、いったん相手にまとめさせる

そうすることによって初めて、「自分が教えたことがちゃんと相手に伝わっているかどうか」が分かります。

これは実は教えられている側にとってのメリットもあります。

あまりにも、ガーーーーっと情報をたくさん一気に与えられすぎてしまうと、当然ですが全部を吸収できなくなってしまいますよね。

新しい知識というのは、なかなかすぐに頭には入ってこないもの。

どこかのタイミングで、意図的に「余白」の時間を相手に与えてください。

 

貴重な引継ぎの時間を「余白」に充てるのは、なんだか時間が勿体ないように思えるかもしれませんが、

この時間こそが、実はめっちゃ大事・・・

ロールプレイ

では一度、トクコさんと、トクコさんの部下のマナコさんで・・・ロールプレイ!

 

Tokuko
Tokuko
・・・ということで、この業務は社内システムを複数同時に使うことが多いです。
はい・・・はい・・・
Manako
Manako
Tokuko
Tokuko
ここまで大丈夫?いったんじゃあマナコさんがここまでの話を簡単にまとめてくれる?10分くらいかなー…

 

え?(汗)は、はい・・・
Manako
Manako

 

・・・という具合に、キリのいいところで相手がまとめることのできる時間をあげましょう。

もちろんこの後で、相手がまとめた内容と、自分が伝えた内容に、大きな食い違いが無いか…を確認することもしてくださいね。

 

Tokuko (shock)
Tokuko (shock)
うーん…余白か…こってりしたおかず食べ過ぎて、たまに白ごはん欲しくなるのと同じかな…

 

うーーーん(・・・?)ま、まぁそうかもですね・・・
Raku
Raku

 

 


今回はここまでです!

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Tokuko
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