仕事の引き継ぎがうまくいかないキチンとした理由と改善すべきポイント

2025年1月7日2025年3月11日

こんにちは！ラクです。

「なんでこんなに理解が遅いんだろう。
これだけ時間使ってマニュアルも作ったのに、
思ったより分かってくれていないなぁ」

そんな風に思うこと、ありませんか？

バウ

引継ぎ「あるある」だな

トクコ

特に退職されたりすると、引継ぎがぐちゃぐちゃになったりね💦

ラク

丸投げのお手上げ状態ってこともありますね

引き継いだ側が思うこと

「引継ぎを行う側」がよく思うことは、こんな感じじゃないでしょうか？

引き継ぎ書（マニュアル）に書いてあるよね？
ん？メールでこの前説明したような？
おや？意外とこの程度のことが分からない？

これらを踏まえると、「マニュアルのキレイさや丁寧さ」は二の次であることが分かります。

（もちろん、キレイであるに越したことはないのですが。

ただ、「マニュアルを作ったから、あとは読んでね！」というのはNGです。

大切なのは、以下です。

相手は自分の言うことを、どこまで理解しているのか？

バウ

マニュアル読んで理解できない相手が悪いんじゃねぇの？

ラク

まさにそこが今回のブログでお話ししていくポイントですね

引継ぎでよくあるケース

では、以下のケーススタディを見てみましょう。

ケーススタディ

自分の担当している業務を別の人に引き継ぐことになった。
マニュアルを渡しても、いまいち理解していないみたい。

トクコ

もしかして、マニュアルが悪い？

バウ

その可能性もあるな

ラク

そもそも自分が他人から業務の引き継ぎを受けた時を、ちょっと思い出してみてください。

そう。

自分だって、業務の引継ぎを受けたことありますよね？

そのとき、以下のように思いませんでしたか？

「この人、なんて教えるのがヘタなんだろう！」
「まずは全体像を教えてくれないと分からない」
「エラソーな態度。この人、一体何様…」

まぁだからこそ、自分だったら絶対こんな教え方しないって思うんですよね(笑)

できるだけ丁寧に分かりやすく相手に話して、時々ユーモアも交えながら。

ちゃんとマニュアルに則った引き継ぎ書も作って、メールで説明もして・・・

それでもやっぱり、うまくいかない。

この状況が続くと、お互いにストレスですよね。

引き継ぎがうまくいかない理由

自分がマニュアルを作ったり、メールで説明したりした後で、無意識に以下のように考えていませんでしょうか？

無意識に期待すること

「この人はもう何度も会議に出ているから、分かるはず」

「この人にはもう何度も業務を伝えたから、知ってるはず」

「新しい仕事なんだから、やる気もあるはず」

例えば、スポーツを観ているだけの人と、実際にスポーツをしている人では、全然習熟度は違いますよね。

仕事でも同じことが言えます。

「あーやるんだよ、こーやるんだよ」って、いくら教える側が必死に伝えていても、本人がどこまで分かっているのかは分からないんですよね。

つまり、以下のことが言えます。

マニュアルの作成に時間を取られ過ぎることは、むしろ逆効果！

マニュアルに時間を使うくらいなら…

「相手がどこまで理解しているか」を確かめることに、時間を使ってみましょう！

その方が、結果的に時間も労力もセーブできます🌈

業務引継ぎのコツ

人に教える場合、以下のフローに沿ってやることが多いですよね。

でも今後はぜひ、以下のようにひとつ工程を追加で挟んでみてください！

たったこれだけで習熟度は大きく変わってきます。

オススメの方法は、自分の教えたことをいったん相手にまとめさせることです。

そうすることで、「自分が教えたことがちゃんと相手に伝わっているかどうか」が分かります。

ラク

「教えられている側」も、この時間は大切です

トクコ

自分の中で、いったん整理したいもんね

バウ

情報の波におぼれそうになることもあるしな

あまりにも一気にガーーーーっと情報をたくさん与えられすぎてしまうと、特に全体を理解できなくなってしまうんですよね。

業務の引継ぎにおいて、細部にわたる説明を長々とされると、ちょっと分からなくなっただけでも全体が見えなくなるもの。

また、新しい知識というのは、なかなかすぐに頭には入ってこないものです。

引継ぎにあたっては、お互いに「余白」の時間が大切！

ロールプレイ（部下の場合）

ではトクコさんと、トクコさんの部下のケンジさんの２人で、ロールプレイをしてもらいましょう！

今まさに、トクコさんからケンジさんへの引き継ぎが行われています。

…

トクコ

…ということで、この業務は社内システムを複数同時に使うことが多いです。そして…

部下のケンジ

…はい…はい…なるほど…

トクコ

ここまで大丈夫？

部下のケンジ

えぇ、大丈夫です

トクコ

じゃあ、ケンジさんの言葉で、いったんまとめてくれる？

部下のケンジ

え？💦は、はい、分かりました

…という具合に。

キリのいいところで、相手にまとめてもらいましょう。

ロールプレイの振り返り

特に以下のフレーズは、誰かに何かを伝えるときにとても役立ちます。

「ここまで、大丈夫？」

このように聞くことで、いったんこちらが一方的に話していた会話の流れを断ち切り、相手にバトンが渡るからです。

このロールプレイはあくまで「上司と部下」の引継ぎを前提にしています。

自分の目上の人に対して「ここまでまとめてくれる？」と言うのは、失礼に当たることも…

よって、同僚や目上の人に対して引継ぎを行う場合は、以下のフレーズを使ってみてはいかがでしょうか？

「ここまで少し駆け足でしたが、ご不明な点などありますか？」

このように切り出せば、相手としても「ちょっと早くて分からないところがあった」という風に率直に話しやすくなりますね。

バウ

結局マニュアルだけ作って満足するっていうのは、自己満足ってことか

ラク

厳しい言葉かもしれませんが、まぁそうですね

仕事のことは、マンガで

業務の引継ぎも結局は効率性、人間関係、論理的に伝える力…

そういったものが求められてきます。

ただ、そういうを学ぶのが面倒な人は、マンガでサクサク楽しみながら学ぶのはいかがでしょうか？

オススメBest 5

a) マンガでわかる！マッキンゼー式ロジカルシンキング(著：赤羽雄二)

b) マンガでわかる！マッキンゼー式リーダー論(著：赤羽雄二)

c) マンガでわかる！ 100分de名著マルクス「資本論」に脱成長のヒントを学ぶ(監修：斎藤幸平)

d) まんがでわかる　頭に来てもアホとは戦うな！(著者：田村耕太郎)

e) 図解とマンガでわかるプロジェクトを成功させる技術(著著：芝本秀徳)

ストーリー風になっているので、割とサクサク読めます。

読んでて楽しいんですよね🌈

特に「マッキンゼー式ロジカルシンキング」は、すぐに使えるスキル満載ですし、マンガもとても読みやすいです！

絵がとても愛着の湧く絵なんですよねｗ