こんにちは！ラクです。
「なんでこんなに理解が遅いんだろう。
これだけ時間使ってマニュアルも作ったのに、
思ったより分かってくれていないなぁ」
そんな風に思うこと、ありませんか？
バウ引継ぎ「あるある」だな
トクコ特に退職されたりすると、引継ぎがぐちゃぐちゃになったりね💦
ラク丸投げのお手上げ状態ってこともありますね
引き継いだ側が思うこと
「引継ぎを行う側」がよく思うことは、こんな感じじゃないでしょうか？
- 引き継ぎ書（マニュアル）に書いてあるよね？
- ん？メールでこの前説明したような？
- おや？意外とこの程度のことが分からない？
これらを踏まえると、「マニュアルのキレイさや丁寧さ」は二の次であることが分かります。
（もちろん、キレイであるに越したことはないのですが。
ただ、「マニュアルを作ったから、あとは読んでね！」というのはNGです。
大切なのは、以下です。
相手は自分の言うことを、どこまで理解しているのか？
バウマニュアル読んで理解できない相手が悪いんじゃねぇの？
ラクまさにそこが今回のブログでお話ししていくポイントですね
引継ぎでよくあるケース
では、以下のケーススタディを見てみましょう。
自分の担当している業務を別の人に引き継ぐことになった。
マニュアルを渡しても、いまいち理解していないみたい。
トクコもしかして、マニュアルが悪い？
バウその可能性もあるな
ラクそもそも自分が他人から業務の引き継ぎを受けた時を、ちょっと思い出してみてください。
そう。
自分だって、業務の引継ぎを受けたことありますよね？
そのとき、以下のように思いませんでしたか？
「この人、なんて教えるのがヘタなんだろう！」
「まずは全体像を教えてくれないと分からない」
「エラソーな態度。この人、一体何様…」
まぁだからこそ、自分だったら絶対こんな教え方しないって思うんですよね(笑)
できるだけ丁寧に分かりやすく相手に話して、時々ユーモアも交えながら。
ちゃんとマニュアルに則った引き継ぎ書も作って、メールで説明もして・・・
それでもやっぱり、うまくいかない。
この状況が続くと、お互いにストレスですよね。
引き継ぎがうまくいかない理由
自分がマニュアルを作ったり、メールで説明したりした後で、無意識に以下のように考えていませんでしょうか？
「この人はもう何度も会議に出ているから、分かるはず」
「この人にはもう何度も業務を伝えたから、知ってるはず」
「新しい仕事なんだから、やる気もあるはず」
例えば、スポーツを観ているだけの人と、実際にスポーツをしている人では、全然習熟度は違いますよね。
仕事でも同じことが言えます。
「あーやるんだよ、こーやるんだよ」って、いくら教える側が必死に伝えていても、本人がどこまで分かっているのかは分からないんですよね。
つまり、以下のことが言えます。
マニュアルの作成に時間を取られ過ぎることは、むしろ逆効果！
マニュアルに時間を使うくらいなら…
「相手がどこまで理解しているか」を確かめることに、時間を使ってみましょう！
その方が、結果的に時間も労力もセーブできます🌈
業務引継ぎのコツ
人に教える場合、以下のフローに沿ってやることが多いですよね。
でも今後はぜひ、以下のようにひとつ工程を追加で挟んでみてください！
たったこれだけで習熟度は大きく変わってきます。
オススメの方法は、自分の教えたことをいったん相手にまとめさせることです。
そうすることで、「自分が教えたことがちゃんと相手に伝わっているかどうか」が分かります。
ラク「教えられている側」も、この時間は大切です
トクコ自分の中で、いったん整理したいもんね
バウ情報の波におぼれそうになることもあるしな
あまりにも一気にガーーーーっと情報をたくさん与えられすぎてしまうと、特に全体を理解できなくなってしまうんですよね。
業務の引継ぎにおいて、細部にわたる説明を長々とされると、ちょっと分からなくなっただけでも全体が見えなくなるもの。
また、新しい知識というのは、なかなかすぐに頭には入ってこないものです。
引継ぎにあたっては、お互いに「余白」の時間が大切！
ロールプレイ（部下の場合）
ではトクコさんと、トクコさんの部下のケンジさんの２人で、ロールプレイをしてもらいましょう！
今まさに、トクコさんからケンジさんへの引き継ぎが行われています。
…
トクコ…ということで、この業務は社内システムを複数同時に使うことが多いです。そして…
部下のケンジ…はい…はい…なるほど…
トクコここまで大丈夫？
部下のケンジえぇ、大丈夫です
トクコじゃあ、ケンジさんの言葉で、いったんまとめてくれる？
部下のケンジえ？💦は、はい、分かりました
…という具合に。
キリのいいところで、相手にまとめてもらいましょう。
ロールプレイの振り返り
特に以下のフレーズは、誰かに何かを伝えるときにとても役立ちます。
このように聞くことで、いったんこちらが一方的に話していた会話の流れを断ち切り、相手にバトンが渡るからです。
このロールプレイはあくまで「上司と部下」の引継ぎを前提にしています。
自分の目上の人に対して「ここまでまとめてくれる？」と言うのは、失礼に当たることも…
よって、同僚や目上の人に対して引継ぎを行う場合は、以下のフレーズを使ってみてはいかがでしょうか？
このように切り出せば、相手としても「ちょっと早くて分からないところがあった」という風に率直に話しやすくなりますね。
バウ結局マニュアルだけ作って満足するっていうのは、自己満足ってことか
ラク厳しい言葉かもしれませんが、まぁそうですね
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