「あれ？前に教えたよね？」を無くす業務の引継ぎのコツ
こんにちは！ラクです。
「なんでこんなに理解が遅いんだろう…
これだけ時間と労力を使ったのに、思ったより分かってくれてない…
また最初から教えなきゃいけないのかなー…」
…と思うこと、ありませんか…？
引継ぎを行う側がよく思うことは、こんな感じじゃないでしょうか？
■あれ？前に言ったよね？
■おや？意外とこの程度のことが理解出来ない？
■なんか、やる気も感じられないんですけど…
こ…こんなはずでは…
振り返ってみると…
自分自身も他の人から業務を引き継いだこと、ありますよね。
そのときはこんな風に思いませんでしたか？？
■この人、なんて教えるのがヘタなんだろう！
■まずは全体像を教えてくれないと分からない…
■エラソーな態度。この人、一体何様…
でもだからこそ…
自分自身が引継ぎを受けた時の苦い経験を基に、「自分が引継ぎを行うときには、
こんなダメダメなやり方で引き継ぐことはしないぞ！」と息巻いて…
できるだけ丁寧に、分かりやすく相手に話して…
それでもやっぱり、引継ぎがうまくいかない。
こ…こんなはずでは…
マジメな人ほど…？
マジメな人ほど自分に対して厳しく、そして相手に対しても厳しいもの。
特に…「自分はできるのに、相手ができない」…そんな場合は相手に厳しくなりがち。
そういう時こそ、無意識に相手に求めてしまうのは、以下のようなことなんですよね。
「この人はもう何度も会議に出ているから、分かるはず」
「この人にはもう何度も業務を伝えたから、知ってるはず」
「新しい仕事なんだから、やる気もあるはず」
そんな、独り相撲…になってしまってませんか？
例えば、自分がスポーツを観ているのと、自分がスポーツをしているので、全然習熟度は違いますよね。
仕事になると、ついついそのことを忘れがち。
「あーやるんだよ、こーやるんだよ」って…教える側が必死に伝えていても、
本人がどこまで分かっているのかは分かりませんよね。
つまり…「うまく・丁寧に教える」という気持ちや教え方ばかりに気を取られてしまっている。
だからこそ…「相手がどこまで理解しているか」ということを確かめることについて、疎かになっているかも？？
オススメの方法！
人に教える場合、以下のフローに沿ってやることが多いですよね。
でも今後はぜひ、以下のようにひとつだけ余分に工程を挟んでみてください！
たったこれだけで習熟度は大きく変わってきます。
つまり、
自分の教えたことを、いったん相手にまとめさせる
そうすることによって初めて、「自分が教えたことがちゃんと相手に伝わっているかどうか」が分かります。
これは実は教えられている側にとってのメリットもあります。
あまりにも、ガーーーーっと情報をたくさん一気に与えられすぎてしまうと、
当然ですが全部を吸収できなくなってしまいますよね。
新しい知識というのは、なかなかすぐに頭には入ってこないもの。
どこかのタイミングで、意図的に「余白」の時間を相手に与えてください。
ロールプレイ
では一度、トクコさんと、トクコさんの部下のマナコさんで…ロールプレイ！
…という具合に、キリのいいところで相手がまとめることのできる時間をあげましょう。
もちろんこの後で、相手がまとめた内容と、自分が伝えた内容に、大きな食い違いが無いか…を確認することもしてくださいね。
オススメのツール
自分がちゃんと相手に伝えるべきことを伝えていられているか…
そこを確認することも大切です。
そのためは、まず自分を客観的に知ること。
オススメは「ミイダス」の「パーソナリティ診断」です。
無料で、しかもおよそ１５分程度で、データに基づいた自己分析を行うことができます。
そもそも自分は相手に対してどのような振る舞いをしているのか…
あるいは自分のどういったところが強みで、優位に立てそうか…
自分のことを客観的に見て冷静になることができます。
私の診断をすごくカンタンにまとめると以下のようなものでした。
◆全体：完璧主義で独裁的
◆長所：高い完成度と丁寧さ、繊細さ、正確さ、合理的な判断力が武器
◆短所：盲目的で全体が見えておらず、融通が利かないし人間関係がドライ
◆改善方法：内省を行い感情を管理し、他人の気持ちに配慮し、自然と繋がってみる
率直に言って、これは…
有料級な情報でした…
この診断方法では、データに照らし合わせて回答をはじき出してくれていて、
「無機質」に自分のことを分析してくれています（しかも無料）。
ミイダスのこの診断のおかげで、
「私の性格ってｘｘだったな…あ、だから今相手に伝わっていないのかも…」
など、とても冷静に判断できるようになりました。
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ちなみに…クリックすると「転職者用だ！」と思ってドキっとするかもしれません。
しかし、そこは最初スルーして大丈夫！
まずは登録して、興味があればその際には転職情報も集め始めればいいので。
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